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BYOD : avantages

BYOD * : avantages

BYOD* : les avantages du pointage avec le smartphone personnel de vos agents

Chez Penbase, nous souhaitons proposer des solutions de traçabilité qui s’adaptent à chaque entreprise, à chaque activité et à chaque chantier. Or, équiper tous vos agents avec un dispositif de pointage représente un budget conséquent, et donc constitue un frein à la mise en place d’un système de télépointage.

Il existe une alternative : proposer aux agents d’utiliser leur propre smartphone. Les utilisateurs connaissent déjà le matériel et sont donc opérationnels immédiatement.

Précurseur dans le BYOD depuis 2015, Penbase a développé l’application mobile Clean Agent. L’application est facile à prendre en main et permet aux agents de pointer leur présence sur site. Elle est souple et surtout sécurisée car la confidentialité des données personnelles des utilisateurs est protégée.  Les données de l’entreprise sont elles aussi protégées puisqu’elles ne sont pas stockées sur le smartphone des salariés et et le code source de l’application est crypté.

Le BYOD vous apporte quatre avantages majeurs par rapport aux autres solutions : 

  • Le déploiement est immédiat, il suffit de demander à vos agents de télécharger l’application sur les stores.
  • Les coûts sont réduits car il n’y a pas d’investissement matériel.
  • La gestion du matériel est grandement facilitée, puisque vous n’êtes pas propriétaire des smartphones. 
  • Le dispositif est compatible RSE : il limite l’impact environnemental en utilisant du matériel déjà en place. Il élimine l’utilisation de papier et les déplacements des agents à l’agence pour la remise des fiches d’intervention.  

Vous vous posez encore des questions ? Consultez notre FAQ

Pour aller plus loin : Contactez-nous

*Bring Your Own Device, ou « Apportez Votre Équipement personnel de Communication » (AVEC) en français

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FAQ

FAQ - c'est quoi le BYOD ?

BYOD

Le BYOD est l’abréviation de l’anglais « Bring your own device » et  peut être traduit en français par PAP pour « prenez vos appareils personnels » ou encore par AVEC pour « Apportez Votre Equipement Personnel de Communication ». Le BYOD consiste à utiliser des outils informatiques personnels (smartphone, ordinateur portable, tablette) dans un contexte professionnel. 

Le BYOD est une pratique très utilisée dans certains pays comme les Etats-Unis et la Chine, et qui est de plus en plus répandue dans les entreprises françaises. Elle est apparue il y a une douzaine d’années avec les ordinateurs portables.

Selon une étude menée par Kespersky Lab, en 2015, 50% des utilisateurs d’appareils mobiles faisaient déjà usage de leurs appareils personnels dans la sphère professionnelle.

Aujourd’hui plus de 80% des salariés utilisent des outils digitaux et les ¾ des PME françaises autorisent le BYOD (1). Le phénomène du BYOD s’impose de plus en plus comme la meilleure pratique du mobile en entreprise.

(1) Étude « Télétravail et mobilité » réalisée par YouGov pour Citrix.

L’usage du smartphone s’est largement démocratisé. D’après l’édition 2021 du “Baromètre du numérique « , 84 % des français de plus de 12 ans sont équipés d’un smartphone.

Les salariés utilisant leurs propres smartphone dans le cadre du travail n’ont pas besoin de temps pour prendre en main le matériel : ils sont à l’aise avec le support utilisé. Les salariés se sentent davantage motivés et plus impliqués dans leur travail en utilisant leur propre terminal puisque l’entreprise répond de cette manière à leur aspiration de travailler avec un outil moderne. Le BYOD leur évite également d’avoir à jongler entre deux smartphones.

Le BYOD permet aux structures d’effectuer des économies en formation, en gestion informatique et en maintenance, tout en réduisant les risques de dégradation du matériel. Plus de 70 % des entreprises l’ayant mis en place ont déclaré avoir obtenu des gains de flexibilité et de productivité de leurs équipes et avoir effectué une économie liée à l’absence de coûts des terminaux.

La pratique du BYOD est totalement adaptée à la propreté.

Le BYOD permet à tout salarié muni d’un smartphone de télécharger l’application mobile professionnelle directement depuis les stores sur son propre smartphone, et de s’y connecter de la même manière qu’avec un smartphone professionnel.

Les pointages en entrée et en sortie s’effectuent grâce au NFC* si cette technologie est embarquée dans le smartphone de l’intervenant, ou, dans le cas contraire, en flashant simplement un QR code.
Le BYOD apporte une souplesse de plus dans les besoins en pointage d’une structure.

Par exemple, il permet d’équiper les agents en contrats courts tels que des CDD ou contrats saisonniers avec un système de pointage mobile, tout comme leurs collègues bénéficiant d’un smartphone professionnel, mais sans frais de matériel. C’est donc un moyen économique pour toute structure de Propreté de valoriser tous ses employés tout en homogénéisant son système de fonctionnement.

 

*NFC : Near-Field Communication, technologie de communication sans fil à courte portée et à haute fréquence, utilisée notamment pour les paiements sans contact

Bien sûr. Si le Code du travail demande à l’employeur de fournir à ses employés les moyens nécessaires à l’exécution de leurs tâches professionnelles, il n’interdit pour autant pas à l’employeur de permettre l’utilisation des moyens personnels des employés, souvent perçus comme plus agréables à utiliser.

Elles demeurent inchangées. Le BYOD n’est pas un « traitement de données à caractère personnel » en soi, c’est un moyen technique particulier. De ce fait, les employeurs restent soumis aux mêmes obligations : inscription au registre des traitements et, le cas échéant, analyse d’impact relative à la protection des données.

Le salarié a pour sa part le droit de refuser l’utilisation de son smartphone personnel à des fins professionnelles (cf. la question correspondante : que faire en cas de refus d’un salarié ?), et son consentement doit être préalablement recueilli par écrit par l’employeur.

Tout d’abord, le fait que la version BYOD de Dalyo Clean soit directement téléchargeable sur les stores est un premier gage de sécurité. En effet l’App Store d’Apple et le Play Store de Google procèdent minutieusement à la supervision des applications qui sont proposées pour s’assurer notamment qu’elles ne contiennent pas de virus.

De plus, les données de l’entreprise sont protégées car elles ne sont pas stockées sur le smartphone des salariés et que le code source de l’application est crypté. En cas de fin de contrat du salarié les droits d’accès à l’application sont facilement supprimés à distance.

Les données et traitements sont strictement cloisonnés et l’entreprise n’accède pas à des éléments relevant de la vie privée des agents stockés dans leur smartphone personnel (sites internet consultés, photos, films, …). Les structures utilisatrices de Dalyo Clean en BYOD respectent donc totalement le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Toujours en matière de protection des données personnelles, la CNIL confirme que le recours au BYOD ne change pas les formalités auxquelles les traitements métiers sont soumis.

Côté RSE, le BYOD limite l’impact environnemental en évitant de multiplier inutilement les équipements (professionnels et personnels).
Selon un rapport effectué par Bureau Veritas Codde pour Penbase, le BYOD permet de réduire jusqu’à -77% l’impact environnemental de Dalyo Clean sur la flotte des smartphones professionnels.

Non, bien au contraire. Le principal avantage du BYOD est de réduire les coûts de manière importante puisqu’il n’y a pas d’investissement ni d’entretien ou de remplacement de matériel.

Le BYOD supprime la gestion du matériel puisque l’entreprise utilisatrice n’est pas propriétaire des smartphones.

Oui, le BYOD est très facile à mettre en place. Les agents téléchargent simplement l’application depuis les stores sur leurs propres smartphones. Le déploiement est immédiat.

Oui, elles le sont. Depuis 2015, Penbase rend ses solutions compatibles avec une utilisation sur les smartphones personnels des salariés. Cela nous a permis d’acquérir une grande expérience dans ce domaine.

Chez Penbase, les solutions de traçabilité s’adaptent à tous les besoins : c’est pour cela que l’application de pointage Clean Agent est disponible en BYOD, les agents peuvent la télécharger directement depuis l’AppStore ou le Google Play. Cette application mobile leur permet d’avoir accès à leur planning, à la liste des tâches par prestation, et de pointer en début et fin d’intervention.

Voir les avantages du BYOD

Le droit du travail donne au salarié la possibilité de refuser l’utilisation de son smartphone personnel à des fins professionnelles. Pour éviter cette situation, la meilleure préconisation est d’établir le dialogue avec les salariés à ce sujet, de comprendre leurs appréhensions et de les rassurer sur chaque point.
La pratique du BYOD implique également de remplir un ensemble de bonnes pratiques pour respecter le RGPD, comme préciser les appareils éligibles au BYOD, les conditions d’utilisation de ces appareils, les applications pouvant être utilisées via le matériel personnel, etc.
L’utilisation du BYOD est également l’occasion pour les employeurs de revoir leur charte utilisateur pour préciser notamment quel est le processus à mettre en place en cas de vol ou de perte d’un appareil privé ou encore quelles sont les procédures à accomplir lorsqu’un salarié quitte l’entreprise.
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Dalyo Clean – un outil bien pensé pour les agents polyvalents

Dalyo Clean - un outil bien pensé pour les agents polyvalents

Les agents polyvalents interviennent souvent en urgence, que ce soit sur des interventions non prévues ou en remplacement d’un salarié absent. Il est donc primordial d’avoir un outil de communication et de suivi efficace pour traiter ces urgences de la meilleure manière possible.

L’agent polyvalent doit faire preuve d’adaptabilité, il doit être méthodique et doit savoir organiser son travail en fonction des consignes et du planning fourni. Bien équipé, il ne sera que plus performant ! Dalyo Clean est une solution de gestion et de suivi de chantier dédiée au secteur du nettoyage qui répond parfaitement aux besoins spécifiques des agents polyvalents.

Le logiciel Clean Web permet à l’encadrant de créer rapidement et efficacement des interventions pour les agents polyvalents.

L’agent reçoit automatiquement une notification sur son application mobile Clean Agent l’informant de ses modifications de planning et des détails concernant les nouvelles missions.

Clean Agent lui permet aussi de commander de nouveaux consommables et d’envoyer des alertes à son encadrant en cas d’anomalie sur un chantier.

Les pointages remontent automatiquement et en temps réel sur le logiciel Clean Web pour informer le client de l’effectivité des prestations commandées.

Voulez-vous optimiser la gestion de vos agents polyvalents ? Essayez Dalyo Clean gratuitement pendant un mois.

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IOT – partenariat avec JVD

IOT - partenariat avec JVD

Des solutions intelligentes pour vous

JVD est un fournisseur de produits et d’équipements d’hygiène réputé dans le monde de la propreté. Il est le concepteur de la solution Smart Cleaning HygiaConnect : une solution qui s’appuie sur des objets connectés (IOT) tels que des distributeurs de papier, de savon, de gel hydroalcoolique, des poubelles connectées ou encore des compteurs de passage ou des enquêteurs de satisfaction.

Penbase et JVD ont signé un accord de partenariat afin d’interfacer leurs solutions : l’objectif est d’optimiser la remontée et l’exploitation des informations terrain et de permettre d’agir rapidement lorsque les indicateurs montrent que c’est nécessaire.

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LogisFil

LogisFil

Partenaire en télégestion

Logisfil Mobile est une application métier de télégestion qui œuvre dans le secteur du service à la personne : SAD, SSIAD et SPASAD.

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Domino

Logiciel global de pilotage

Domino est un logiciel entièrement conçu et dédié aux métiers des services à la personne.

Il permet de gérer de façon totalement autonome toutes les facettes du métier : de la gestion des bénéficiaires, des intervenants, en passant bien entendu par la gestion du planning, les relevés d’heures, mais aussi la paie, la facturation et la comptabilité.

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Ogust

Expert digital

L’expert digital pour les activités de services. Ogust est le 1er logiciel de gestion en mode SaaS. Sa solution de gestion pour les métiers de services (aide à domicile, services à la personne – Ménage & multi-service, Petite Enfance – crèche et halte-garderie – garde d’enfants, organisme de formation, cours et soutien scolaire) est accessible de partout à l’aide d’une connexion Internet et sur tout support (ordinateur, tablette et mobile).

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Bladom

Logiciel d'action sociale

BL@Dom est destiné à tous les organismes privés ou publics de l’économie sociale et solidaire qui accueillent et accompagnent les personnes en situation de fragilité sociale : CCAS/CIAS, Intercommunalités, Associations, Résidences Autonomie, Résidences Sociales, CHRS, Foyers d’hébergement, SAAD, SSIAD/ESA, SPASAD.

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Domiciel

Domiciel

Télégestion mobile

L’évolution du secteur du Service à la Personne nécessite de plus en plus d’outils de gestion administratifs comme sur le terrain. Pour répondre à l’ensemble des acteurs tels que les conseils départementaux, les salariés administratifs et intervenants, la télégestion mobile est devenue un outil indispensable au quotidien.

Domiciel permet d’équiper les intervenants avec une application de télégestion mobile.

Les équipes terrain et administrative restent en lien permanent.

  • Transmissions des plannings ;
  • Récupération des heures de début et fin d’interventions ;
  • Comparaison avec le planning prévisionnel ;
  • Consultations des fiches bénéficiaires/clients ;
  • Alerte bénéficiaire ;
  • Communication.
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ADPA

Accompagner à domicile

L’ADPA s’engage à offrir des services de qualité, respectueux des choix de chaque personne aidée. Apporter des services de proximité assurés par des professionnels formés tout au long de leur parcours professionnel. Répondre à la demande dans les meilleurs délais dans la continuité aux besoins de chacun. Travailler en coordination et en complémentarité avec les partenaires sociaux.