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BYOD : avantages

BYOD * : avantages

BYOD* : les avantages du pointage avec le smartphone personnel de vos agents

Chez Penbase, nous souhaitons proposer des solutions de traçabilité qui s’adaptent à chaque entreprise, à chaque activité et à chaque chantier. Or, équiper tous vos agents avec un dispositif de pointage représente un budget conséquent, et donc constitue un frein à la mise en place d’un système de télépointage.

Il existe une alternative : proposer aux agents d’utiliser leur propre smartphone. Les utilisateurs connaissent déjà le matériel et sont donc opérationnels immédiatement.

Précurseur dans le BYOD depuis 2015, Penbase a développé l’application mobile Clean Agent. L’application est facile à prendre en main et permet aux agents de pointer leur présence sur site. Elle est souple et surtout sécurisée car la confidentialité des données personnelles des utilisateurs est protégée.  Les données de l’entreprise sont elles aussi protégées puisqu’elles ne sont pas stockées sur le smartphone des salariés et et le code source de l’application est crypté.

Le BYOD vous apporte quatre avantages majeurs par rapport aux autres solutions : 

  • Le déploiement est immédiat, il suffit de demander à vos agents de télécharger l’application sur les stores.
  • Les coûts sont réduits car il n’y a pas d’investissement matériel.
  • La gestion du matériel est grandement facilitée, puisque vous n’êtes pas propriétaire des smartphones. 
  • Le dispositif est compatible RSE : il limite l’impact environnemental en utilisant du matériel déjà en place. Il élimine l’utilisation de papier et les déplacements des agents à l’agence pour la remise des fiches d’intervention.  

Vous vous posez encore des questions ? Consultez notre FAQ

Pour aller plus loin : Contactez-nous

*Bring Your Own Device, ou « Apportez Votre Équipement personnel de Communication » (AVEC) en français

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FAQ

FAQ - c'est quoi le BYOD ?

BYOD

Le BYOD est l’abréviation de l’anglais « Bring your own device » et  peut être traduit en français par PAP pour « prenez vos appareils personnels » ou encore par AVEC pour « Apportez Votre Equipement Personnel de Communication ». Le BYOD consiste à utiliser des outils informatiques personnels (smartphone, ordinateur portable, tablette) dans un contexte professionnel. 

Le BYOD est une pratique très utilisée dans certains pays comme les Etats-Unis et la Chine, et qui est de plus en plus répandue dans les entreprises françaises. Elle est apparue il y a une douzaine d’années avec les ordinateurs portables.

Selon une étude menée par Kespersky Lab, en 2015, 50% des utilisateurs d’appareils mobiles faisaient déjà usage de leurs appareils personnels dans la sphère professionnelle.

Aujourd’hui plus de 80% des salariés utilisent des outils digitaux et les ¾ des PME françaises autorisent le BYOD (1). Le phénomène du BYOD s’impose de plus en plus comme la meilleure pratique du mobile en entreprise.

(1) Étude « Télétravail et mobilité » réalisée par YouGov pour Citrix.

L’usage du smartphone s’est largement démocratisé. D’après l’édition 2021 du “Baromètre du numérique « , 84 % des français de plus de 12 ans sont équipés d’un smartphone.

Les salariés utilisant leurs propres smartphone dans le cadre du travail n’ont pas besoin de temps pour prendre en main le matériel : ils sont à l’aise avec le support utilisé. Les salariés se sentent davantage motivés et plus impliqués dans leur travail en utilisant leur propre terminal puisque l’entreprise répond de cette manière à leur aspiration de travailler avec un outil moderne. Le BYOD leur évite également d’avoir à jongler entre deux smartphones.

Le BYOD permet aux structures d’effectuer des économies en formation, en gestion informatique et en maintenance, tout en réduisant les risques de dégradation du matériel. Plus de 70 % des entreprises l’ayant mis en place ont déclaré avoir obtenu des gains de flexibilité et de productivité de leurs équipes et avoir effectué une économie liée à l’absence de coûts des terminaux.

La pratique du BYOD est totalement adaptée à la propreté.

Le BYOD permet à tout salarié muni d’un smartphone de télécharger l’application mobile professionnelle directement depuis les stores sur son propre smartphone, et de s’y connecter de la même manière qu’avec un smartphone professionnel.

Les pointages en entrée et en sortie s’effectuent grâce au NFC* si cette technologie est embarquée dans le smartphone de l’intervenant, ou, dans le cas contraire, en flashant simplement un QR code.
Le BYOD apporte une souplesse de plus dans les besoins en pointage d’une structure.

Par exemple, il permet d’équiper les agents en contrats courts tels que des CDD ou contrats saisonniers avec un système de pointage mobile, tout comme leurs collègues bénéficiant d’un smartphone professionnel, mais sans frais de matériel. C’est donc un moyen économique pour toute structure de Propreté de valoriser tous ses employés tout en homogénéisant son système de fonctionnement.

 

*NFC : Near-Field Communication, technologie de communication sans fil à courte portée et à haute fréquence, utilisée notamment pour les paiements sans contact

Bien sûr. Si le Code du travail demande à l’employeur de fournir à ses employés les moyens nécessaires à l’exécution de leurs tâches professionnelles, il n’interdit pour autant pas à l’employeur de permettre l’utilisation des moyens personnels des employés, souvent perçus comme plus agréables à utiliser.

Elles demeurent inchangées. Le BYOD n’est pas un « traitement de données à caractère personnel » en soi, c’est un moyen technique particulier. De ce fait, les employeurs restent soumis aux mêmes obligations : inscription au registre des traitements et, le cas échéant, analyse d’impact relative à la protection des données.

Le salarié a pour sa part le droit de refuser l’utilisation de son smartphone personnel à des fins professionnelles (cf. la question correspondante : que faire en cas de refus d’un salarié ?), et son consentement doit être préalablement recueilli par écrit par l’employeur.

Tout d’abord, le fait que la version BYOD de Dalyo Clean soit directement téléchargeable sur les stores est un premier gage de sécurité. En effet l’App Store d’Apple et le Play Store de Google procèdent minutieusement à la supervision des applications qui sont proposées pour s’assurer notamment qu’elles ne contiennent pas de virus.

De plus, les données de l’entreprise sont protégées car elles ne sont pas stockées sur le smartphone des salariés et que le code source de l’application est crypté. En cas de fin de contrat du salarié les droits d’accès à l’application sont facilement supprimés à distance.

Les données et traitements sont strictement cloisonnés et l’entreprise n’accède pas à des éléments relevant de la vie privée des agents stockés dans leur smartphone personnel (sites internet consultés, photos, films, …). Les structures utilisatrices de Dalyo Clean en BYOD respectent donc totalement le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Toujours en matière de protection des données personnelles, la CNIL confirme que le recours au BYOD ne change pas les formalités auxquelles les traitements métiers sont soumis.

Côté RSE, le BYOD limite l’impact environnemental en évitant de multiplier inutilement les équipements (professionnels et personnels).
Selon un rapport effectué par Bureau Veritas Codde pour Penbase, le BYOD permet de réduire jusqu’à -77% l’impact environnemental de Dalyo Clean sur la flotte des smartphones professionnels.

Non, bien au contraire. Le principal avantage du BYOD est de réduire les coûts de manière importante puisqu’il n’y a pas d’investissement ni d’entretien ou de remplacement de matériel.

Le BYOD supprime la gestion du matériel puisque l’entreprise utilisatrice n’est pas propriétaire des smartphones.

Oui, le BYOD est très facile à mettre en place. Les agents téléchargent simplement l’application depuis les stores sur leurs propres smartphones. Le déploiement est immédiat.

Oui, elles le sont. Depuis 2015, Penbase rend ses solutions compatibles avec une utilisation sur les smartphones personnels des salariés. Cela nous a permis d’acquérir une grande expérience dans ce domaine.

Chez Penbase, les solutions de traçabilité s’adaptent à tous les besoins : c’est pour cela que l’application de pointage Clean Agent est disponible en BYOD, les agents peuvent la télécharger directement depuis l’AppStore ou le Google Play. Cette application mobile leur permet d’avoir accès à leur planning, à la liste des tâches par prestation, et de pointer en début et fin d’intervention.

Voir les avantages du BYOD

Le droit du travail donne au salarié la possibilité de refuser l’utilisation de son smartphone personnel à des fins professionnelles. Pour éviter cette situation, la meilleure préconisation est d’établir le dialogue avec les salariés à ce sujet, de comprendre leurs appréhensions et de les rassurer sur chaque point.
La pratique du BYOD implique également de remplir un ensemble de bonnes pratiques pour respecter le RGPD, comme préciser les appareils éligibles au BYOD, les conditions d’utilisation de ces appareils, les applications pouvant être utilisées via le matériel personnel, etc.
L’utilisation du BYOD est également l’occasion pour les employeurs de revoir leur charte utilisateur pour préciser notamment quel est le processus à mettre en place en cas de vol ou de perte d’un appareil privé ou encore quelles sont les procédures à accomplir lorsqu’un salarié quitte l’entreprise.
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Dalyo Clean – un outil bien pensé pour les agents polyvalents

Dalyo Clean - un outil bien pensé pour les agents polyvalents

Les agents polyvalents interviennent souvent en urgence, que ce soit sur des interventions non prévues ou en remplacement d’un salarié absent. Il est donc primordial d’avoir un outil de communication et de suivi efficace pour traiter ces urgences de la meilleure manière possible.

L’agent polyvalent doit faire preuve d’adaptabilité, il doit être méthodique et doit savoir organiser son travail en fonction des consignes et du planning fourni. Bien équipé, il ne sera que plus performant ! Dalyo Clean est une solution de gestion et de suivi de chantier dédiée au secteur du nettoyage qui répond parfaitement aux besoins spécifiques des agents polyvalents.

Le logiciel Clean Web permet à l’encadrant de créer rapidement et efficacement des interventions pour les agents polyvalents.

L’agent reçoit automatiquement une notification sur son application mobile Clean Agent l’informant de ses modifications de planning et des détails concernant les nouvelles missions.

Clean Agent lui permet aussi de commander de nouveaux consommables et d’envoyer des alertes à son encadrant en cas d’anomalie sur un chantier.

Les pointages remontent automatiquement et en temps réel sur le logiciel Clean Web pour informer le client de l’effectivité des prestations commandées.

Voulez-vous optimiser la gestion de vos agents polyvalents ? Essayez Dalyo Clean gratuitement pendant un mois.

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IOT – partenariat avec JVD

IOT - partenariat avec JVD

Des solutions intelligentes pour vous

JVD est un fournisseur de produits et d’équipements d’hygiène réputé dans le monde de la propreté. Il est le concepteur de la solution Smart Cleaning HygiaConnect : une solution qui s’appuie sur des objets connectés (IOT) tels que des distributeurs de papier, de savon, de gel hydroalcoolique, des poubelles connectées ou encore des compteurs de passage ou des enquêteurs de satisfaction.

Penbase et JVD ont signé un accord de partenariat afin d’interfacer leurs solutions : l’objectif est d’optimiser la remontée et l’exploitation des informations terrain et de permettre d’agir rapidement lorsque les indicateurs montrent que c’est nécessaire.

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Restez proactifs grâce aux alertes de Dalyo Clean !

Restez proactifs grâce aux alertes de Dalyo Clean !

Dalyo Clean vous propose différents dispositifs de pointages qui s’adaptent à toutes les activités de vos agents : un boîtier mobile, des applications mobiles, des smartphones prêts à l’emploi et un boîtier fixe.

Quels que soient les dispositifs déployés, l’intégralité des informations remonte en temps réel sur la plateforme web. Les pointages de vos salariés peuvent rapidement représenter une masse d’informations conséquente. Parmi ces informations, certaines permettent de repérer d’éventuels dysfonctionnements sur le terrain. L’objectif des alertes de Dalyo Clean est de détecter ces situations de façon à vous informer immédiatement de toute anomalie sur vos chantiers.

Ces signalements au fil de l’eau vous permettent de réagir efficacement et rapidement, pour une qualité de service optimale.

Êtes-vous certain de toujours savoir ce qui se passe sur le terrain ? N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de votre situation : +33 4 30 78 17 40

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Evitez la surchauffe de vos mobiles

Évitez la surchauffe de vos mobiles

Bonnes pratiques

Pour garder votre flotte de smartphones en bon état de marche, il est recommandé de préserver les appareils de la chaleur. 

Évitez donc de les exposer en plein soleil, surtout pendant l’été ! En effet, les téléphones mobiles peuvent montrer des signes de faiblesse (l’écran devient noir, la recharge s’arrête ou ralentit), déclencher le mode sécurité et même endommager certains composants de façon permanente s’ils sont exposés à de trop hautes températures.

Voici quelques bonnes pratiques simples mais efficaces à adopter et à partager avec vos intervenants pour optimiser le fonctionnement de votre flotte et des applications Penbase cet été :

  • Mettez votre appareil à l’abri de la température et des rayons du soleil pour éviter d’endommager sa batterie son processeur ou la dalle tactile.
  • Évitez donc de le laisser devant le pare-brise de la voiture, derrière une vitre ou de le placer sur une surface qui a elle-même tendance à chauffer.
  • Évitez autant que possible d’utiliser le smartphone pendant qu’il charge : cela entraîne également une chauffe excessive.
  • Privilégiez l’utilisation du chargeur et du câble d’origine : certains câbles USB et chargeurs standards peuvent engendrer des problèmes de surchauffe pendant la charge en délivrant trop de puissance. À défaut, optez pour le même modèle de chargeur.
  • Ne placez jamais votre téléphone dans un réfrigérateur ou dans l’eau pour le faire descendre en température, même si celui-ci est certifié IP67/68 (résistant à l’eau) : cela créerait un choc thermique et endommagerait l’appareil.

Pour les clients BYOD (utilisation des applications Penbase sur les smartphones des salariés), demandez à vos salariés de fermer les applications dites « gourmandes » comme le Bluetooth ou les jeux après utilisation.

Passez un bon été en compagnie de Dalyo Domi !
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Eco-conception numérique

Eco-conception numérique

Quelles actions mène Penbase ?

Depuis plus de trois ans, Penbase met en place des actions concrètes en éco-conception numérique pour vous proposer des solutions aussi responsables que performantes. Nous avons été accompagnés par Bureau Veritas pour identifier des axes d’amélioration et certaines actions vous concernent !

Protégez les smartphones :
Nous vous avions déjà fortement conseillé d’utiliser des coques de protection sur les smartphones et d’éviter de les laisser charger toute la nuit : sachez que ces deux actions contribuent à allonger la durée de vie des téléphones, responsables de 80% des impacts environnementaux de la télégestion.

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La dématérialisation

La dématérialisation

Un atout majeur pour le secteur du nettoyage

Comment faire communiquer les équipes en télétravail et les agents sur le terrain ? Depuis le deuxième confinement, l’objectif est de réduire la diffusion du virus tout en maintenant l’activité économique. Vos équipes restent donc présentes sur le terrain et il faut limiter au maximum le contact entre les personnes et les déplacements.

Face à ces enjeux, la dématérialisation des échanges de données comme les pointages et les plannings est un atout considérable : elle permet de supprimer les déplacements qui ne sont pas indispensables, de suivre et de contrôler l’activité en temps réel depuis votre bureau ou en télétravail et de conserver le contact avec les équipes qui sont sur le terrain.

Dalyo Clean répond parfaitement à ces demandes :

  • Les modifications de planning, plus fréquentes en cette période, sont transmises sur l’application mobile de l’agent.
  • Les pointages d’arrivée et de départ sur les chantiers sont disponibles en temps réel et consultables sur la console web ou sur votre logiciel métier : finis les bons d’intervention papier et les feuilles de pointage à récupérer.
  • Des alertes vous préviennent automatiquement en cas de problèmes sur un chantier (retard, écart, anomalie de pointage, …).

Toute anomalie peut être signalée avec prise de photo depuis l’application mobile.

Testez l’efficacité de Dalyo Clean !

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Destia choisit Dalyo Domi

Destia choisit Dalyo Domi

Penbase est heureuse de compter le réseau Destia parmi ses clients. Destia est un acteur incontournable du secteur des services à la personnes et intervient chez plus de 12500 bénéficiaires. Aujourd’hui, Penbase équipe une cinquantaine d’agences avec sa solution de télégestion Dalyo Domi, et le déploiement se poursuit pour équiper à terme plus de 4000 salariés.