Catégories
FR Actualités Mozaik Clean

Penbase Pocket : la pointeuse adoptée par les agents​

Penbase Pocket : la pointeuse adoptée par les agents

Comment convaincre ses agents de pointer ? C’est un enjeu clé pour toute entreprise de Propreté qui souhaite déployer avec succès un dispositif de traçabilité digitale.

Pour développer sa nouvelle génération de boîtier de pointage, l’éditeur numérique Penbase a pris le parti de la simplicité. Son objectif ? Faciliter son usage à l’extrême, tout en répondant aux exigences techniques du secteur. Un boîtier accessible qui enrichit la solution de suivi des chantiers MOZAIK Clean et qui présente l’avantage de s’utiliser en mode fixe ou mobile.

Une pointeuse fixe économique pour l’équipe

Associé à un chantier, le Pocket se scotche très simplement au mur. Les agents pointent les uns après les autres avec leur carte NFC*. Très rapide, deux secondes suffisent entre chaque pointage : pratique lorsque plusieurs agents travaillent sur un même site, avec des économies de matériel à la clé ! Les pointages sont transmis en temps réel aux encadrants sur MOZAIK Manager, pour une traçabilité optimale. Mme Debbiche, Directrice de N.S.D. Nettoyage, témoigne : «Les agents n’ont eu aucun mal à l’utiliser : ils le trouvent vraiment simple et l’ont vite intégré dans leur routine. Le système de coche confirme que le pointage a bien été pris en compte.»

Une pointeuse mobile pratique au quotidien pour l’agent

Confié à un agent, le Pocket est également très facile à utiliser. Une simple pression suffit pour l’allumer, et l’agent a juste à approcher le boîtier du badge NFC placé sur le chantier en début et fin d’intervention. Fiable, une petite coche apparaît à l’écran pour valider la prise en compte du pointage. M. Lopez, DSI de NERA Propreté, confirme: “Le Penbase Pocket est une solution de pointage intéressante économiquement. Son utilisation est aisée pour les agents de service, la prise en main est rapide et cela fonctionne bien.”

Un concentré de technologie dans un design minimaliste

Conçu et fabriqué en France, le Penbase Pocket est idéal pour les chantiers qui nécessitent uniquement des pointages entrée/sortie. Il notifie les encadrants en temps réel de l’activité sur le terrain (pointages, retards, écarts) et s’appuie sur une couverture réseau maximale : bas-débit LTE-M et 2G multi-opérateurs. Il gère les zones blanches et offre une autonomie de plus d’un mois. Petit (moins de 10 cm), léger (moins de 100 g), le Pocket est également robuste et étanche IP67 : il résiste à la chute dans le bac d’eau ! Sa longue durée de vie limite son impact environnemental.

Catégories
FR Actualités Mozaik Clean

Des outils simples et polyvalents au service de la mobilité

Des outils simples et polyvalents au service de la mobilité

La démarche de digitalisation dans laquelle se sont engagées les entreprises de propreté doit s’appuyer sur des applications de gestion, de traçabilité et de suivi des prestations efficaces et ergonomiques. En complément des solutions logicielles, les professionnels ont besoin d’outils fiables et autonomes pour communiquer et les mettre en oeuvre. L’enjeu est plus que jamais de proposer des matériels universels et innovants.

Le téléphone mobile est devenu depuis plusieurs années l’objet universel, une sorte d’extension de l’être humain. Le taux d’équipement permet d’envisager l’installation de solutions de mobilité et de digitalisation de façon très large. Le point sensible demeure bien entendu l’accord de l’agent pour l’utilisation de son propre smartphone : la pratique est légale et porte un nom le Byod pour « Bring Your Own Device » mais le salarié a la possibilité de refuser cette solution. Dans le cas où ce dernier accepte de télécharger l’application sur son appareil personnel, un dédommagement peut être prévu par l’employeur. « Nous garantissons un strict cloisonnement entre les données personnelles et les données professionnelles du salarié. De même, nous pouvons rassurer sur le niveau de consommation de l’application, qui est très minime », informe Sébastien Chamayou, responsable marketing de Penbase.

Agent qui pointe avec son smartphone

Leasing totale sur la solution de mobilité

L’achat de smartphones professionnels concerne alors uniquement les agents qui refusent ou qui n’en disposent pas d’un personnellement.

« Acheter n’est pas le mot juste, puisque le modèle économique de MOZAIK Clean comprend un forfait global de location et de mise à disposition des appareils. Nous proposons du leasing total comprenant le dispositif de pointage, ses accessoires et la carte SIM, avec une garantie sur la totalité de la durée du contrat. Nous venons ainsi de signer un marché avec un acteur important pour une location de 500 smartphones », complète Nicolas Gagean, directeur commercial de Penbase. Le smartphone est en parfaite capacité de supporter les applications mobiles (MOZAIK Agent et MOZAIK Manager pour la solution de Penbase) et d’échanger des flux de données importants

mais également de supporter d’autres fonctionnalités, comme un système d’alerte pour travailleur isolé (PTI-DATI). Le téléphone peut toutefois présenter quelques inconvénients, le premier étant sa valeur marchande et le risque de vol. Par ailleurs, d’un point de vue pratique, le téléphone portable aura besoin d’un réseau de bonne qualité pour communiquer, surtout lorsqu’il est utilisé pour transmettre des données, des fichiers ou des photos. Enfin, le smartphone est un appareil fragile qui résiste mal aux chocs et à l’humidité.

Leasing totale sur la solution de mobilité

Agent qui pointe avec son smartphone

L’achat de smartphones professionnels concerne alors uniquement les agents qui refusent ou qui n’en disposent pas d’un personnellement.

« Acheter n’est pas le mot juste, puisque le modèle économique de MOZAIK Clean comprend un forfait global de location et de mise à disposition des appareils. Nous proposons du leasing total comprenant le dispositif de pointage, ses accessoires et la carte SIM, avec une garantie sur la totalité de la durée du contrat. Nous venons ainsi de signer un marché avec un acteur important pour une location de 500 smartphones », complète Nicolas Gagean, directeur commercial de Penbase. Le smartphone est en parfaite capacité de supporter les applications mobiles (MOZAIK Agent et MOZAIK Manager pour la solution de Penbase) et d’échanger des flux de données importants mais également de supporter d’autres fonctionnalités, comme un système d’alerte pour travailleur isolé (PTI-DATI). Le téléphone peut toutefois présenter quelques inconvénients, le premier étant sa valeur marchande et le risque de vol. Par ailleurs, d’un point de vue pratique, le téléphone portable aura besoin d’un réseau de bonne qualité pour communiquer, surtout lorsqu’il est utilisé pour transmettre des données, des fichiers ou des photos. Enfin, le smartphone est un appareil fragile qui résiste mal aux chocs et à l’humidité.

Réseau bas débit et 2G classique

La deuxième famille de terminaux utilisés par les agents qui interviennent sur différents sites est représentée par les boîtiers connectés. Les évolutions technologiques rapides ont fait considérablement évoluer les réseaux de communication utilisés par ces dispositifs. La première génération de réseau bas débit, symbolisée par Sigfox et LoRa, est délaissée au profit des technologies NB-IOT ou LTE-M qui utilisent les antennes des opérateurs classiques. Cet avantage a permis un déploiement de ces réseaux en quelques mois sur 98 % de la population ! À ce titre, Penbase propose à ses clients le Penbase Pocket, un boîtier de pointage qui peut s’utiliser en mode fixe ou mobile. Ce dispositif innovant présente l’avantage de disposer à la fois du réseau bas débit LTE-M et de la 2G classique en multi-opérateurs. Cette évolution fait franchir un pas à ce boîtier connecté qui est désormais plus performant que n’importe quel smartphone en termes de couverture réseau !

Réseau bas débit et 2G classique

La deuxième famille de terminaux utilisés par les agents qui interviennent sur différents sites est représentée par les boîtiers connectés. Les évolutions technologiques rapides ont fait considérablement évoluer les réseaux de communication utilisés par ces dispositifs. La première génération de réseau bas débit, symbolisée par Sigfox et LoRa, est délaissée au profit des technologies NB-IOT ou LTE-M qui utilisent les antennes des opérateurs classiques. Cet avantage a permis un déploiement de ces réseaux en quelques mois sur 98 % de la population ! À ce titre, Penbase propose à ses clients le Penbase Pocket, un boîtier de pointage qui peut s’utiliser en mode fixe ou mobile. Ce dispositif innovant présente l’avantage de disposer à la fois du réseau bas débit LTE-M et de la 2G classique en multi-opérateurs. Cette évolution fait franchir un pas à ce boîtier connecté qui est désormais plus performant que n’importe quel smartphone en termes de couverture réseau !

Un boîtier « trois en un » pour les gestionnaires

Créée en 2011, la start-up lyonnaise, Taqt équipe aujourd’hui de nombreux bâtiments avec ses boîtiers connectés Taqt One qui deviennent des outils de mobilité au service des gestionnaires moyens généraux et de leurs prestataires, propreté notamment. Conçus et fabriqués en France, ces objets connectés (IoT) répondent à plu-sieurs problématiques propres aux entreprises de nettoyage présentes sur de grands sites tertiaires par exemple comme le suivi et la traçabilité des prestations, la remontée des incidents, mesure de la satisfaction, etc. Une seule et même borne (dont la façade peut être changée), paramétrable à distance va ainsi remplacer la traditionnelle « feuille de passage » dont les informations manuscrites ne remontent jamais dans un système

de traçabilité. Le terminal est également conçu pour signaler une rupture de consommable, un problème de salissure ou un dysfonctionnement dans le bâtiment, ou se transformer en « boîtier de satisfaction » permettant aux utilisateurs finaux de donner leur avis sur la propreté des lieux et la qualité de la prestation.

Un boîtier « trois en un » pour les gestionnaires

Créée en 2011, la start-up lyonnaise, Taqt équipe aujourd’hui de nombreux bâtiments avec ses boîtiers connectés Taqt One qui deviennent des outils de mobilité au service des gestionnaires moyens généraux et de leurs prestataires, propreté notamment. Conçus et fabriqués en France, ces objets connectés (IoT) répondent à plu-sieurs problématiques propres aux entreprises de nettoyage présentes sur de grands sites tertiaires par exemple comme le suivi et la traçabilité des prestations, la remontée des incidents, mesure de la satisfaction, etc. Une seule et même borne (dont la façade peut être changée), paramétrable à distance va ainsi remplacer la traditionnelle « feuille de passage » dont les informations manuscrites ne remontent jamais dans un système de traçabilité. Le terminal est également conçu pour signaler une rupture de consommable, un problème de salissure ou un dysfonctionnement dans le bâtiment, ou se transformer en « boîtier de satisfaction » permettant aux utilisateurs finaux de donner leur avis sur la propreté des lieux et la qualité de la prestation.

Une autonomie de huit ans sur piles

La solution Taqt One, qui équipe déjà plus de 20 000 sites, a été choisie par de nombreux Fmeurs, entreprises de propreté et clients finaux. Ceux-ci mettent en avant la simplicité de mise en œuvre de la solution, son autonomie, mais également son interopérabilité avec les différentes plateformes de gestion et de suivi des prestations utilisées par les acteurs du Facility Management et de la propreté.
Les responsables de l’entreprise lyonnaise, précurseur dans l’univers des boîtiers connectés, insistent sur quelques caractéristiques très pratiques qui parlent directement aux gestionnaires et utilisateurs du Taqt One. « Le boîtier, qui s’installe en quelques secondes à l’aide d’un adhésif double face, est connectable sans aucun branchement wi-fi, via les réseaux cellulaires basse consommation (LTE-M, NB-IoT, GSM). Il offre par ailleurs une autonomie de huit ans sur piles ! », concluent les promoteurs de Taqt One.

« Une grande simplicité d'usage et plus de robustesse. »

Nicolas Gagean, directeur commercial de Penbase

Penbase intègre depuis peu la borne fixe Taqt One de la société lyonnaise Taqt. Ce dispositif est également utilisé pour le pointage des agents et laisse une trace de passage. Ces équipements, conçus pour des fonctionnalités plus restreintes, limitent le champ des applications mais correspondent également à la demande de certaines entreprises, pour une grande simplicité d’usage et plus de robustesse.

Catégories
FR Actualités Mozaik Clean

MOZAIK Clean : “facile, efficace et bien pensé”

MOZAIK Clean : “facile, efficace et bien pensé”

Avec MOZAIK Clean, Penbase lance un système de pointage et de suivi de chantiers encore plus fluide et performant que DALYO Clean, sur un modèle de mosaïque digitale.

L’écosystème MOZAIK Clean dévoile ses secrets

MOZAIK Clean se compose de différents modules métiers qui s’interconnectent comme les pièces d’une mosaïque, pour former un ensemble complet et harmonieux :

Agent qui pointe avec son smartphone en vue large

MOZAIK Agent : le pointage digital, accélérateur de performances

Le pointage digital est la clé de voûte de MOZAIK Clean. Facile d’utilisation, il valorise les agents, comme l’indique M. Durand, d’Idées 21 : « En tant qu’entreprise d’insertion, il a un intérêt pédagogique. Cela nous permet également de protéger nos agents en ayant un visuel sur leurs heures effectuées. »

M. Faure de Aras Propreté, ajoute : « L’application MOZAIK Agent est complète et permet aux agents d’avoir leur planning sur leur portable et d’être notifiés en cas de correction de dernière minute. Ils ont également accès au cahier des charges de chaque intervention. C’est interactif et moins contraignant pour eux. »

MOZAIK Manager : la tour de contrôle

M. Sousa de AMS Propreté, raconte : « Il me fallait une solution extrêmement simple et claire, MOZAIK Manager répond à ce besoin. Les données remontent en temps réel, on a une vue transparente sur ce qui se passe sur le terrain. La personnalisation nous a permis de mettre en place un cahier des charges spécifique à chaque chantier. »

M. Faure ajoute : « L’interface web est facile à utiliser, organisée de manière efficace, elle est bien pensée. MOZAIK Manager nous permet également d’être proactif face à un problème : on est au courant en amont et on peut apporter une solution aux clients dans les meilleurs délais. »

Manager qui tape sur son clavier
Femme qui utilise Mozaik connect dans un aéroport, vue large

MOZAIK Connect : la brique client

« J’ai choisi d’implémenter MOZAIK Clean pour respecter les critères des appels d’offres. » indique M Kasri de Teamex.
« Les clients veulent des outils de suivi et de pointage. Ils veulent être sûrs que les agents sont là pour effectuer les prestations en temps et en heure, ce que permet MOZAIK Connect. »

M. Sousa précise que : « MOZAIK Connect me permet de voir et de communiquer sur l’ensemble des détails d’un chantier, ce qui satisfait mes clients. »

Un écosystème puissant et évolutif

Directeur des services informatique

Bastien Boussouf, Directeur Technique chez Penbase explique : « L’écosystème MOZAIK Clean bénéficie de nos 20 années d’expérience sur la mobilité, mais avec une palette d’outils et de briques technologiques bien plus avancés, ce qui permet d’aller beaucoup plus vite. Le rythme de mise à disposition des nouvelles versions est plus soutenu. »

M. Durand d’Idées 21, abonde : « Il y a un tas de fonctionnalités qu’il faut encore que l’on découvre et que l’on s’approprie ! »

Catégories
FR Actualités Mozaik Clean

FAQ

FAQ - c'est quoi le BYOD ?

BYOD

Le BYOD est l’abréviation de l’anglais « Bring your own device » et  peut être traduit en français par PAP pour « prenez vos appareils personnels » ou encore par AVEC pour « Apportez Votre Equipement Personnel de Communication ». Le BYOD consiste à utiliser des outils informatiques personnels (smartphone, ordinateur portable, tablette) dans un contexte professionnel. 

Le BYOD est une pratique très utilisée dans certains pays comme les Etats-Unis et la Chine, et qui est de plus en plus répandue dans les entreprises françaises. Elle est apparue il y a une douzaine d’années avec les ordinateurs portables.

Selon une étude menée par Kespersky Lab, en 2015, 50% des utilisateurs d’appareils mobiles faisaient déjà usage de leurs appareils personnels dans la sphère professionnelle.

Aujourd’hui plus de 80% des salariés utilisent des outils digitaux et les ¾ des PME françaises autorisent le BYOD (1). Le phénomène du BYOD s’impose de plus en plus comme la meilleure pratique du mobile en entreprise.

(1) Étude « Télétravail et mobilité » réalisée par YouGov pour Citrix.

L’usage du smartphone s’est largement démocratisé. D’après l’édition 2021 du “Baromètre du numérique « , 84 % des français de plus de 12 ans sont équipés d’un smartphone.

Les salariés utilisant leurs propres smartphone dans le cadre du travail n’ont pas besoin de temps pour prendre en main le matériel : ils sont à l’aise avec le support utilisé. Les salariés se sentent davantage motivés et plus impliqués dans leur travail en utilisant leur propre terminal puisque l’entreprise répond de cette manière à leur aspiration de travailler avec un outil moderne. Le BYOD leur évite également d’avoir à jongler entre deux smartphones.

Le BYOD permet aux structures d’effectuer des économies en formation, en gestion informatique et en maintenance, tout en réduisant les risques de dégradation du matériel. Plus de 70 % des entreprises l’ayant mis en place ont déclaré avoir obtenu des gains de flexibilité et de productivité de leurs équipes et avoir effectué une économie liée à l’absence de coûts des terminaux.

La pratique du BYOD est totalement adaptée à la propreté.

Le BYOD permet à tout salarié muni d’un smartphone de télécharger l’application mobile professionnelle directement depuis les stores sur son propre smartphone, et de s’y connecter de la même manière qu’avec un smartphone professionnel.

Les pointages en entrée et en sortie s’effectuent grâce au NFC* si cette technologie est embarquée dans le smartphone de l’intervenant, ou, dans le cas contraire, en flashant simplement un QR code.
Le BYOD apporte une souplesse de plus dans les besoins en pointage d’une structure.

Par exemple, il permet d’équiper les agents en contrats courts tels que des CDD ou contrats saisonniers avec un système de pointage mobile, tout comme leurs collègues bénéficiant d’un smartphone professionnel, mais sans frais de matériel. C’est donc un moyen économique pour toute structure de Propreté de valoriser tous ses employés tout en homogénéisant son système de fonctionnement.

 

*NFC : Near-Field Communication, technologie de communication sans fil à courte portée et à haute fréquence, utilisée notamment pour les paiements sans contact

Bien sûr. Si le Code du travail demande à l’employeur de fournir à ses employés les moyens nécessaires à l’exécution de leurs tâches professionnelles, il n’interdit pour autant pas à l’employeur de permettre l’utilisation des moyens personnels des employés, souvent perçus comme plus agréables à utiliser.

Elles demeurent inchangées. Le BYOD n’est pas un « traitement de données à caractère personnel » en soi, c’est un moyen technique particulier. De ce fait, les employeurs restent soumis aux mêmes obligations : inscription au registre des traitements et, le cas échéant, analyse d’impact relative à la protection des données.

Le salarié a pour sa part le droit de refuser l’utilisation de son smartphone personnel à des fins professionnelles (cf. la question correspondante : que faire en cas de refus d’un salarié ?), et son consentement doit être préalablement recueilli par écrit par l’employeur.

Tout d’abord, le fait que la version BYOD de Dalyo Clean soit directement téléchargeable sur les stores est un premier gage de sécurité. En effet l’App Store d’Apple et le Play Store de Google procèdent minutieusement à la supervision des applications qui sont proposées pour s’assurer notamment qu’elles ne contiennent pas de virus.

De plus, les données de l’entreprise sont protégées car elles ne sont pas stockées sur le smartphone des salariés et que le code source de l’application est crypté. En cas de fin de contrat du salarié les droits d’accès à l’application sont facilement supprimés à distance.

Les données et traitements sont strictement cloisonnés et l’entreprise n’accède pas à des éléments relevant de la vie privée des agents stockés dans leur smartphone personnel (sites internet consultés, photos, films, …). Les structures utilisatrices de Dalyo Clean en BYOD respectent donc totalement le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Toujours en matière de protection des données personnelles, la CNIL confirme que le recours au BYOD ne change pas les formalités auxquelles les traitements métiers sont soumis.

Côté RSE, le BYOD limite l’impact environnemental en évitant de multiplier inutilement les équipements (professionnels et personnels).
Selon un rapport effectué par Bureau Veritas Codde pour Penbase, le BYOD permet de réduire jusqu’à -77% l’impact environnemental de Dalyo Clean sur la flotte des smartphones professionnels.

Non, bien au contraire. Le principal avantage du BYOD est de réduire les coûts de manière importante puisqu’il n’y a pas d’investissement ni d’entretien ou de remplacement de matériel.

Le BYOD supprime la gestion du matériel puisque l’entreprise utilisatrice n’est pas propriétaire des smartphones.

Oui, le BYOD est très facile à mettre en place. Les agents téléchargent simplement l’application depuis les stores sur leurs propres smartphones. Le déploiement est immédiat.

Oui, elles le sont. Depuis 2015, Penbase rend ses solutions compatibles avec une utilisation sur les smartphones personnels des salariés. Cela nous a permis d’acquérir une grande expérience dans ce domaine.

Chez Penbase, les solutions de traçabilité s’adaptent à tous les besoins : c’est pour cela que l’application de pointage Clean Agent est disponible en BYOD, les agents peuvent la télécharger directement depuis l’AppStore ou le Google Play. Cette application mobile leur permet d’avoir accès à leur planning, à la liste des tâches par prestation, et de pointer en début et fin d’intervention.

Voir les avantages du BYOD

Le droit du travail donne au salarié la possibilité de refuser l’utilisation de son smartphone personnel à des fins professionnelles. Pour éviter cette situation, la meilleure préconisation est d’établir le dialogue avec les salariés à ce sujet, de comprendre leurs appréhensions et de les rassurer sur chaque point.
La pratique du BYOD implique également de remplir un ensemble de bonnes pratiques pour respecter le RGPD, comme préciser les appareils éligibles au BYOD, les conditions d’utilisation de ces appareils, les applications pouvant être utilisées via le matériel personnel, etc.
L’utilisation du BYOD est également l’occasion pour les employeurs de revoir leur charte utilisateur pour préciser notamment quel est le processus à mettre en place en cas de vol ou de perte d’un appareil privé ou encore quelles sont les procédures à accomplir lorsqu’un salarié quitte l’entreprise.
Catégories
FR Actualités Mozaik Clean

BYOD : avantages

BYOD * : avantages

BYOD* : les avantages du pointage avec le smartphone personnel de vos agents

Chez Penbase, nous souhaitons proposer des solutions de traçabilité qui s’adaptent à chaque entreprise, à chaque activité et à chaque chantier. Or, équiper tous vos agents avec un dispositif de pointage représente un budget conséquent, et donc constitue un frein à la mise en place d’un système de télépointage.

Il existe une alternative : proposer aux agents d’utiliser leur propre smartphone. Les utilisateurs connaissent déjà le matériel et sont donc opérationnels immédiatement.

Précurseur dans le BYOD depuis 2015, Penbase a développé l’application mobile MOZAIK Agent. L’application est facile à prendre en main et permet aux agents de pointer leur présence sur site. Elle est souple et surtout sécurisée car la confidentialité des données personnelles des utilisateurs est protégée.  Les données de l’entreprise sont elles aussi protégées puisqu’elles ne sont pas stockées sur le smartphone des salariés et et le code source de l’application est crypté.

Le BYOD vous apporte quatre avantages majeurs par rapport aux autres solutions : 

  • Le déploiement est immédiat, il suffit de demander à vos agents de télécharger l’application sur les stores.
  • Les coûts sont réduits car il n’y a pas d’investissement matériel.
  • La gestion du matériel est grandement facilitée, puisque vous n’êtes pas propriétaire des smartphones. 
  • Le dispositif est compatible RSE : il limite l’impact environnemental en utilisant du matériel déjà en place. Il élimine l’utilisation de papier et les déplacements des agents à l’agence pour la remise des fiches d’intervention.  

Vous vous posez encore des questions ? Consultez notre FAQ

Pour aller plus loin : Contactez-nous

*Bring Your Own Device, ou « Apportez Votre Équipement personnel de Communication » (AVEC) en français

Smartphone avec logo BYOD