Tout comprendre sur le pointage en entreprise

Pointeuses mécaniques et numériques

Quels sont les différents types de pointeuses ?

On distingue trois types principaux de machines pour le pointage des salariés :

  • La pointeuse mécanique : avec laquelle le pointage des heures d’entrée et de sortie des travailleurs se fait sur un support papier ;
  • La pointeuse numérique : avec laquelle le pointage des heures est réalisé par le biais de l’insertion d’une carte individuelle ou l’encodage d’un code ;
  • La pointeuse mobile : qui permet de réaliser le pointage à distance par le biais d’un logiciel de pointage virtuel et un périphérique mobile (smartphone, pointeuse mobile, application, etc.).

Comment fonctionne une pointeuse mécanique ?

L’utilisation d’une pointeuse mécanique est assez basique. Les membres du personnel doivent insérer un support papier dans la machine lors de leur arrivée et de leur sortie du lieu de travail. La pointeuse se charge d’enregistrer les heures, grâce à son horloge interne intégrée, sur le support papier de chaque travailleur. Le service RH ou la personne en charge du pointage au sein de l’entreprise doit récupérer et vérifier manuellement le respect des heures de travail.

Quels sont les avantages d’une pointeuse numérique par rapport à une pointeuse mécanique ?

Les avantages que procurent les pointeuses numériques sont nombreux pour les entreprises. Elles sont dotées en effet d’un logiciel de gestion des temps qui se charge d’enregistrer et traiter les données récoltées automatiquement. Cela permet à l’entreprise de gagner un temps précieux et d’obtenir des données triées et mises en forme pour faciliter la vérification. Il s’agit d’une version plus sophistiquée de la pointeuse mécanique.

Quels sont les inconvénients des pointeuses mécaniques et numériques ?

L’inconvénient majeur des pointeuses mécaniques et digitales réside dans leur principe de fonctionnement. En effet, elles requièrent l’utilisation d’un support papier ou d’une carte individuelle. Qu’il s’agisse d’une carte ou d’un papier, il est assez récurent qu’un ou plusieurs travailleurs oublient ou égarent leur carte. Dès lors, l’entreprise doit mettre en place un moyen de réaliser le pointage manuellement dans le système et de fournir des cartes de substitution. La tricherie est le second grand inconvénient des pointeuses numériques et mécaniques. Il est très aisé pour les travailleurs de pointer à la place de leurs collègues.

Combien coûte une pointeuse ?

Le prix dépend du type de la pointeuse et des fonctionnalités de celle-ci. Plus la pointeuse est autonome dans son fonctionnement et sophistiquée, plus le prix est important. Les pointeuses mécaniques sont les moins chères. Les pointeuses numériques, qui disposent d’un logiciel de gestion des temps, sont sensiblement plus coûteuses. Les pointeuses mobiles sont plus chères à l’acquisition et à la mise en place, mais permettent de réaliser des économies sur le fonctionnement à moyen et long terme. Les pointeuses les plus sophistiquées et les plus chères sont biométriques.

Pourquoi installer une pointeuse ?

Une pointeuse est un outil pratique, abordable et simple à utiliser. Les avantages d’installer un système de pointage performant sont nombreux pour les entreprises :

moyen simple et efficace de vérifier le respect des horaires de travail de chacun ;

  • Augmentation de la productivité de l’entreprise grâce à un gain de temps et d’énergie du personnel en charge du contrôle des horaires (service RH, chef de service, etc.) ;
  • Méthode précise pour calculer les heures prestées par le personnel afin de respecter les règles dictées par le Code du Travail (heures de repos, heures supplémentaires, etc.) ;
  • Amélioration de la ponctualité et de la productivité des travailleurs.

Comment bien choisir une pointeuse ?

Pour choisir la pointeuse idéale, il faut se poser plusieurs questions :

  • Combien de travailleurs vont devoir pointer tous les jours ?
  • Quels sont les types d’horaires pratiqués ? Sont-ils simples ou complexes ?
  • Le personnel est-il entièrement ou en partie itinérant ?

En général, les petites entreprises optent pour une pointeuse mécanique, car la charge de travail pour effectuer le contrôle des horaires n’est pas trop contraignante. Si l’entreprise a beaucoup de travailleurs et/ou des horaires complexes, il est préférable d’investir dans une pointeuse digitale. Naturellement, si de nombreux travailleurs sont itinérants, il est conseillé de mettre en place un système de pointage mobile.

Quels sont les avantages d'une pointeuse en entreprise ?

Parmi les principaux atouts d’une pointeuse en entreprise, nous pouvons citer :

  • Une amélioration de la ponctualité des travailleurs ;
  • La pointeuse est un moyen de preuve juridiquement recevable en cas de litige ;
  • Automatisation des processus pour un gain de productivité du service RH ;
  • Amélioration des performances de l’entreprise ;
  • Sentiment d’égalité entre les membres du personnel ;
  • Contrôle précis, simple et irréfutable des heures prestées par chacun.

Pointeuses mobiles

Comment fonctionnent les pointeuses mobiles ?

Avec un système de pointage mobile, les travailleurs itinérants sont en mesure d’enregistrer à distance les heures d’arrivée et de départ de chez un client, le temps de déplacement, le début ou la fin d’une pause. Par le biais d’un dispositif de pointage mobile (smartphone, petite pointeuse portable, etc.), les horaires sont enregistrés et traités directement dans un logiciel spécifique de gestion.

Quels sont les différents types de pointeuses mobiles ?

Il existe trois types principaux de pointeuses mobiles :

 

La pointeuse avec logiciel intégré dans un smartphone, que l’on pourrait appeler pointeuse connectée, fonctionne grâce à une application de pointage installée directement sur le smartphone du travailleur. L’avantage est que le pointage peut être réalisé en temps réel et de n’importe quel endroit ;

 

La pointeuse smartphone qui fonctionne à l’aide d’une carte de pointage classique et d’un smartphone qui remplace la pointeuse classique ;

 

La pointeuse portable qui est une petite pointeuse facilement transportable pour réaliser le pointage avec une carte de pointage classique. Par exemple, un chef de chantier peut disposer d’une pointeuse portable et faire pointer les ouvriers lors de l’arrivée sur le chantier.

Quels sont les avantages d’une pointeuse mobile ?

En plus d’être efficaces et simples à utiliser, les badgeuses mobiles ont de nombreux atouts, dont notamment :

  • Informations communiquées à l’entreprise en temps réel ;
  • Le pointage peut être réalisé de n’importe quel endroit ;
  • Permet de connaître les heures de travail chez un client spécifique ;
  • Évite les pertes et les oublis liés à l’utilisation d’une carte de pointage.

Pointage sur smartphone

Qu’est-ce qu’une application de pointage mobile ?

L’application de pointage mobile a pour objectif de permettre aux membres du personnel itinérants de réaliser le pointage de leurs horaires à distance. Cette application de télépointage peut être utilisée sur une tablette ou un smartphone. Il n’est pas nécessaire d’avoir un accès internet (données mobiles ou Wi-Fi) pour effectuer le pointage. Cependant, sans connexion internet, les données ne seront pas communiquées en temps réel au logiciel de gestion des temps. En général, les applications de pointage mobiles permettent à l’entreprise de connaître la localisation du travailleur au moment du pointage.

Comment fonctionne le pointage sur smartphone ?

Le fonctionnement du pointage sur smartphone ou d’une badgeuse virtuelle est très simple. Il suffit d’accéder à l’application de pointage installée sur le smartphone et d’appuyer sur un bouton spécifique pour signaler l’arrivée et le début d’une mission. Une fois que le travailleur a terminé sa mission, il accède à nouveau à l’application et appuie sur un bouton pour signifier son départ. Si le smartphone dispose d’un accès internet, les informations sont directement envoyées au logiciel de gestion. Dans le cas contraire, les informations sont sauvegardées localement et sont envoyées dès que le smartphone est connecté à internet.

Quels sont les avantages d’un pointage sur smartphone ?

La pointeuse virtuelle est avant tout une solution très simple à utiliser, aussi bien pour l’entreprise que pour les travailleurs. De plus, elle permet de réaliser le pointage depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. Le coût de mise en place d’un pointage sur smartphone est plus important que pour une pointeuse mécanique ou numérique, mais l’utilisation se révèle moins coûteuse sur le long terme. Il n’est pas nécessaire d’assurer la maintenance d’un appareil fixe et la fourniture de badges aux travailleurs. En plus de calculer de manière précise les heures prestées, il s’agit d’un outil d’analyse puissant qui permet aux entreprises d’établir des stratégies dans le but d’augmenter leur rentabilité.

Badgeuses

Quelles sont les différences entre une pointeuse et une badgeuse ?

Comme son nom l’indique, la badgeuse permet aux travailleurs d’enregistrer leurs heures de travail à l’aide d’un badge, tandis que la pointeuse fonctionne à l’aide de supports papier. La badgeuse digitale offre un gain de temps et d’énergie à l’entreprise, car elle stocke et traite de manière autonome les données. La récolte, le contrôle et l’analyse des données sont effectués manuellement avec une pointeuse mécanique.

Comment fonctionne une badgeuse ?

Tout comme dans le cadre de l’utilisation d’une pointeuse, chaque travailleur dispose d’un dispositif de pointage individuel. Un appareil de pointage (la badgeuse) est installé dans l’entreprise. Les membres du personnel doivent passer leur badge devant la badgeuse afin de pointer leur heure d’arrivée et de départ dans l’entreprise. Les données sont automatiquement stockées et traitées par un logiciel de gestion des temps.

Quelles sont les limites d’une badgeuse ?

Le problème principal d’une badgeuse concerne les risques liés à la fraude. Sans un minimum de surveillance de la part de l’entreprise, les travailleurs peuvent très facilement passer le badge d’un de leurs collègues à leur place. De plus, comme les supports papier, les badges peuvent être oubliés ou égarés. Il est donc indispensable de disposer d’un stock de badges suffisant, ce qui peut représenter un certain coût pour l’employeur.

BYOD : “Bring Your Own Device”

Qu'est-ce que le "BYOD", abréviation de "Bring Your Own Device" ?

Bring Your Own Device signifie « apportez votre équipement personnel » en français. Il s’agit d’une pratique de plus en plus courante dans le monde professionnel et qui consiste à permettre aux travailleurs d’utiliser leur propre matériel informatique dans le cadre de leur activité professionnelle. Par exemple, il peut s’agir d’un employé qui utilise son propre ordinateur portable dans le cadre de ses fonctions.

Quel est l’intérêt du BYOD pour les salariés ?

En général, le matériel informatique fourni par les entreprises est assez peu performant, ou du moins, fonctionnel. En effet, l’objectif d’un ordinateur ou d’un smartphone professionnel est de contacter des clients, réaliser des rapports ou toute autre tâche qui ne requiert pas d’avoir un appareil dernier cri. Dès lors, le BYOD permet aux salariés d’utiliser un équipement plus performant avec lequel ils ont plus d’affinités.

Quel est l’intérêt du BYOD pour les employeurs ?

L’atout principal du BYOD pour les employeurs est de pouvoir réaliser des économies conséquentes en évitant de devoir investir dans l’achat de matériel informatique. De plus, il a été prouvé que les travailleurs sont plus efficaces lorsqu’ils utilisent des équipements qu’ils apprécient, mais surtout, qu’ils connaissent déjà sur le bout des doigts. L’employeur évite de devoir payer des formations et le coût d’entretien du matériel.

BYOD : quelle est la réglementation légale ?

Le BYOD doit rester optionnel. Autrement dit, l’employeur ne peut aucunement exiger des travailleurs d’utiliser leur propre matériel informatique dans l’exercice de leur fonction. C’est une obligation légale de l’employeur de fournir les outils nécessaires à la réalisation des différentes missions des salariés. Par ailleurs, si l’entreprise permet le BYOD, elle reste responsable de la protection de toutes les données personnelles. Cela inclut également les données qui se trouvent dans les équipements privés des salariés. Dès lors, certains protocoles de sécurité doivent être mis en place afin d’assurer la sécurité de ces données. L’employeur doit obtenir au préalable l’autorisation du salarié et ne peut pas avoir accès aux données privées de celui-ci.

Pointeuses biométriques

Comment fonctionnent les pointeuses biométriques ?

Une pointeuse biométrique utilise une propriété physiologique d’un individu comme méthode d’identification. Il s’agit de la méthode la plus fiable, car la propriété physiologique utilisée est unique. Il peut s’agir de l’iris d’un individu, d’une reconnaissance faciale ou encore des empreintes digitales. C’est un système très pratique pour l’entreprise, car elle ne doit pas fournir de cartes de pointage.

Que dit la loi sur les pointeuses biométriques ?

N’importe quelle donnée biométrique d’un individu est considérée comme une donnée sensible. Cela sous-entend que l’entreprise a l’obligation de protéger ces données en mettant en place des dispositifs de sécurité suffisants. De plus, l’utilisation d’une pointeuse biométrique est exclusivement autorisée pour contrôler l’accès à certaines zones de l’entreprise ou l’utilisation de certains appareils. Ce type de pointeuse ne convient donc pas pour calculer les heures prestées par les travailleurs.

Logiciel de pointage sur ordinateur

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de pointage ?

La plupart des logiciels de pointage offrent les fonctionnalités suivantes :

  • Une sauvegarde des données de manière instantanée ;
  • Création de récapitulatifs clairs ;
  • Exportation automatique vers d’autres logiciels de gestion des ressources humaines ;
  • Calcul des heures prestées pour chaque travailleur ;
  • etc.

Quels sont les avantages et bénéfices d’un logiciel de pointage ?

Le logiciel de pointage offre un véritable gain de temps à l’employeur. Il permet de recueillir et de traiter facilement et rapidement l’ensemble de données obtenues avec la pointeuse. Le logiciel est accessible à l’aide d’un simple ordinateur et peut créer des rapports clairs et précis en seulement quelques clics afin d’obtenir les informations recherchées.

Mettre en place un système de pointage

Où placer les pointeuses badgeuses ?

Il est recommandé d’installer une badgeuse numérique à l’entrée principale de l’entreprise. C’est le meilleur moyen d’éviter que les salariés ne perdent du temps en effectuant des déplacements inutiles dans l’entreprise. Cependant, l’employeur est entièrement libre de définir comme il le souhaite l’endroit où est installée la badgeuse.

Quelles sont les étapes pour mettre en place un système de pointage ?

Avant d’installer un système de pointage au sein de l’ entreprise, l’employeur doit veiller à respecter certaines étapes :

 

  • déterminer le type de pointeuse qui répond le mieux aux besoins et à l’activité de l’entreprise ;
  • informer et obtenir une autorisation de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ;
  • informer et consulter les représentants du personnel ;
  • informer les travailleurs de l’installation d’un système de pointage en justifiant cette décision et en expliquant comment la pointeuse va être utilisée.

Comment convaincre les salariés d'installer une pointeuse dans l'entreprise ?

Comme pour n’importe quelle décision qui a un impact sur le quotidien et la façon de travailler des salariés, la clé d’une transition en douceur et d’une acceptation des salariés est la communication. Plutôt que de simplement les informer de l’installation d’une pointeuse, l’employeur doit prendre le temps de les écouter afin de pouvoir répondre à leurs objections et les rassurer. Par ailleurs, certaines fonctions d’une pointeuse offrent des avantages aux travailleurs, par exemple :

 

  • une vérification et une répartition équitable des heures de travail entre l’ensemble des membres du personnel ;
  • un calcul précis et indiscutable du nombre d’heures supplémentaires prestées ;
  • un moyen de preuve en cas de litige avec un client final.

Quelles sont les conséquences organisationnelles à prévoir pour le pointage des salariés ?

Naturellement, l’installation d’un système de pointage requiert la mise en place de certaines modifications organisationnelles. En premier lieu, il est nécessaire de former les salariés à l’utilisation du système de pointage, mais surtout, de les habituer à procéder au pointage de manière systématique. Il est également requis de désigner une ou plusieurs personnes qui seront responsables de la gestion et du suivi du système de pointage et des données recueillies. Si certaines lacunes liées à la gestion du temps de travail sont constatées après l’analyse des données, l’employeur devra apporter certains changements.

Qui se charge du fonctionnement du pointage du personnel ?

Il incombe à l’employeur de s’occuper de la mise en place et du bon fonctionnement du système de pointage. La loi l’oblige à comptabiliser de manière précise et irréfutable le temps de travail de tous les membres du personnel. En général, c’est le service en charge des ressources humaines de l’entreprise qui se charge de la gestion quotidienne de la pointeuse et des données recueillies.

Aspects juridiques du pointage

Quelles sont les obligations légales des systèmes de pointage ?

Les systèmes de pointage mis en place au sein des entreprises doivent respecter certaines obligations légales :

  • le système de pointage doit être fiable et les données recueillies infalsifiables ;
  • être en conformité avec le RGPD ;
  • permettre aux travailleurs et aux représentants du personnel un accès aux données les concernant.

Quelles sont les données recueillies et traitées par des systèmes de pointage ?

Les données recueillies et traitées par les systèmes de pointage dépendent du type de pointeuse utilisé par l’entreprise. Les pointeuses mécaniques et numériques permettent d’obtenir un compte rendu des heures prestées par les travailleurs par jour, semaine, mois et année. Avec une pointeuse mobile, l’employeur est également en mesure d’obtenir des données sur la localisation des travailleurs au moment du pointage.

Quelles sont les règles juridiques des pointeuses mobiles ?

La mise en place d’une solution de pointeuse mobile nécessite le respect de plusieurs étapes obligatoires de la part de l’employeur :

 

  • informer et obtenir une autorisation de la CNIL ;
  • informer et consulter les représentants du personnel ;
  • informer les salariés de l’installation d’un système de pointage mobile en expliquant la raison et la façon dont la pointeuse mobile sera utilisée.

Que risque l'employeur en cas de non-respect du Code du Travail relatif au pointage ?

Si l’employeur ne respecte pas son obligation de comptabiliser de manière précise le temps de travail des salariés, il s’expose à des sanctions pénales. Des sanctions pénales peuvent également être infligées à l’employeur en cas de non-respect de la réglementation relative à l’installation d’un système de pointage ou de non-conformité avec le RGPD.

Que doivent contenir les données de pointage ?

Certaines informations doivent obligatoirement figurer sur les données de pointage :

  • l’identité du travailleur (nom et prénom) ;
  • la mention de la semaine de travail du mois X et de l’année N,
  • heure de début et heure de fin du service ;
  • nombre total d’heures prestées par jour et par semaine.

Pointage des salariés : quelles sont les exigences de la CNIL et du RGPD ?

Le RGPD exige de l’employeur de mettre en place des moyens de sécurité suffisants afin de protéger les données personnelles des salariés recueillies par le système de pointage. Avant l’installation d’une pointeuse, l’employer doit informer et obtenir une autorisation de la part de CNIL.

Quand consulter les représentants du personnel ?

Il n’existe pas de délai légal pour consulter les représentants du personnel. Cependant, pour que la mise en place du système de pointage se passe dans les meilleures conditions, il est recommandé de les consulter au moins 10 jours avant l’installation.

Comment communiquer avec les salariés sur le pointage ?

L’employeur a l’obligation d’informer les travailleurs de la mise en place du système de pointage par écrit. Il doit envoyer un courrier ou un e-mail personnel à chaque salarié. Pour que l’installation du nouveau système de pointage se passe dans de bonnes conditions, il peut être bénéfique d’organiser une réunion en face en face afin de répondre aux questions et aux objections du personnel.

Le pointage du personnel est-il obligatoire ?

La comptabilisation des heures prestées par l’ensemble des travailleurs est une obligation légale à laquelle toute entreprise doit se soumettre. Cependant, l’employeur peut utiliser la méthode de comptabilisation de son choix. L’installation d’une pointeuse n’est pas obligatoire.

Quel personnel est concerné par le pointage ?

Tous les membres du personnel sont concernés par le pointage. Seuls les travailleurs du secteur du transport routier et agricole sont régis par une réglementation spécifique.

L’employeur peut-il choisir librement les modalités de pointage ?

L’employeur est entièrement libre de choisir les modalités de pointage. Par ailleurs, la méthode de pointage utilisée doit permettre de comptabiliser les heures effectuées de manière fiable et les rendre infalsifiables.

Le personnel peut-il s'opposer à un système de pointage ?

Le personnel peut s’opposer à l’installation d’un système de pointage, uniquement si l’employeur n’a pas respecté l’ensemble des règles établies par la CNIL.

Quelle est la durée d'archivage des données de pointage ?

La durée minimum d’archivage des données de pointage est de 5 ans.

Quelles sont les obligations juridiques de l’employeur ?

L’employeur est tenu de faire une demande spéciale auprès de la CNIL lorsque la pointeuse permet de contrôler l’activité des salariés en plus des heures de travail. Les travailleurs doivent également être informés de cette particularité.

Qui a le droit d’accéder aux données de pointage ?

Les données de pointage sont accessibles pour :

  • L’employeur ;
  • Les membres du personnel qui gèrent le pointage des travailleurs ;
  • Les salariés, s’ils en font la demande (uniquement les données qui les concernent).

Quelles sont les caractéristiques obligatoires d’une pointeuse ?

Une pointeuse doit obligatoirement :

  • Sauvegarder les données de manière fiable et les rendre infalsifiables ;
  • Avoir été installée en suivant les étapes obligatoires stipulées par la CNIL ;
  • Proscrire la récolte de données physiologiques des travailleurs (sauf en cas de contrôle d’accès à des zones définies, applications et/ou appareils).

Quelles sont les obligations du Code du Travail pour une pointeuse ?

Dans le cadre de l’utilisation d’une pointeuse, le Code du Travail exige de l’employeur :

  • D’utiliser un type de pointeuse adapté à l’activité et aux spécificités de l’entreprise ;
  • D’utiliser une pointeuse fiable ;
  • De mettre à disposition des salariés et des inspecteurs du travail les données recueillies en cas de demande ;
  • D’informer les représentants du personnel et la CNIL avant l’installation de la pointeuse.

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