Penbase, solutions métiers mobilePenbase, solutions métiers mobileLes pointeuses peuvent prendre différentes formes :
Le fonctionnement d’une pointeuse mécanique est très simple à comprendre. Les travailleurs doivent introduire un papier/carton dans la pointeuse à leur arrivée et à leur sortie. Une horloge interne enregistre directement les horaires sur les papiers/cartons. L’entreprise se charge de vérifier manuellement le respect des heures de travail.
La pointeuse numérique, aussi appelée pointeuse digitale, est une version améliorée de la pointeuse mécanique. L’avantage principal de la version numérique est qu’il s’agit d’une pointeuse avec un logiciel de gestion des temps. En effet, la pointeuse numérique enregistre et traite les données de manière autonome. Elle peut réaliser des récapitulatifs et permet une vérification beaucoup plus rapide.
L’inconvénient principal des pointeuses mécaniques et numériques est qu’elles fonctionnent à l’aide de cartes de pointage. Il peut arriver qu’un travailleur oublie ou égare sa carte. L’entreprise doit être en mesure de modifier manuellement les données et fournir une nouvelle carte de pointage, ce qui engendre un certain coût. Le second inconvénient est la fraude. En effet, les travailleurs peuvent s’échanger leurs cartes entre eux et réaliser le pointage à la place d’une autre personne.
Le prix d’une pointeuse varie fortement en fonction du modèle choisi. Naturellement, plus la pointeuse est dotée de fonctionnalités spécifiques, plus le prix sera élevé. Les voici rangées de la moins chère à la plus chère :
L’installation d’une pointeuse offre de nombreux avantages à une entreprise, nous pensons notamment à :
Le choix d’une pointeuse doit se faire en fonction de trois éléments déterminants : le nombre d’employés, les types d’horaires ainsi que le type d’activité. L’important est de choisir une pointeuse capable de répondre à tous les besoins de l’entreprise et aux exigences spécifiques de l’activité. Une pointeuse mécanique est idéale pour les petites structures, tandis qu’une pointeuse numérique conviendra davantage pour une entreprise avec plus de travailleurs ou des horaires très complexes.
Les pointeuses offrent de nombreux avantages en entreprise, par exemple :
Les pointeuses mobiles permettent de gérer le temps de travail du personnel à distance. Cette solution est principalement destinée aux travailleurs itinérants, comme les commerciaux, les femmes de ménage ou les techniciens. En pratique, le pointage se fait à l’aide d’un logiciel de gestion des temps qui stocke et traite l’ensemble des données. Un employeur peut aisément connaître l’heure d’arrivée et de départ d’un travailleur chez un client, le temps de déplacement, la durée des pauses, etc.
On distingue plusieurs types de pointeuses mobiles en fonction de la méthode de pointage utilisée. Il peut s’agir :
Le principal avantage de la pointeuse mobile est qu’il s’agit d’une solution efficace et facile à utiliser. Les travailleurs peuvent fournir des informations précises à l’entreprise concernant les heures d’intervention chez un client, les heures de déplacement. De plus, la solution avec une application intégrée sur smartphone évite aux travailleurs de devoir se soucier d’avoir leur carte de pointage avec eux.
Une application de pointage mobile permet à un travailleur de réaliser un pointage à distance, autrement dit, du télépointage. Cette application peut être utilisée sur différents supports, comme un smartphone, une tablette ou un autre périphérique dédié. Pour pouvoir communiquer les données au logiciel de gestion de manière instantanée, le périphérique doit disposer d’un accès internet (3G, 4G, Wi-Fi, etc.). En plus de renseigner les horaires de pointage, la plupart des applications de pointage mobile permettent de connaître la position du travailleur lors du pointage.
Le pointage sur smartphone peut être réalisé à l’aide d’une application de pointage mobile installée sur le smartphone. Le travailleur doit ouvrir l’application et cliquer sur un bouton au moment de son arrivée. Au moment de son départ, il doit à nouveau accéder à l’application et cliquer à nouveau sur un bouton. Les données sont transmises en temps réel au logiciel de pointage, uniquement si le smartphone a une connexion internet. Si le travailleur n’a pas d’accès internet, les données sont enregistrées localement. Elles seront ensuite synchronisées avec le logiciel de gestion lorsqu’une connexion internet est disponible.
Une pointeuse virtuelle offre de nombreux avantages pour l’entreprise, mais également pour les travailleurs. Nous pouvons citer :
Contrairement à une pointeuse qui utilise un support papier, une badgeuse permet l’enregistrement des heures de travail à l’aide d’un badge. De plus, une badgeuse permet de récolter et traiter automatiquement les données de manière digitale. Avec une pointeuse mécanique, tout le travail de vérification et d’analyse se fait manuellement.
Le fonctionnement d’une badgeuse est similaire à celui d’une pointeuse. Un terminal de pointage, généralement sous forme de boîtier, est installé dans l’entreprise. Les travailleurs doivent passer leur badge muni d’une puce devant la badgeuse pour enregistrer leur heure d’arrivée et de départ. Les données sont directement transmises vers un logiciel spécifique qui permet le traitement des données.
La badgeuse se révèle inefficace pour prévenir les fraudes. Les travailleurs peuvent facilement passer le badge d’un collègue à leur place. L’entreprise doit donc mettre en place un système de surveillance permettant de contrôler ce type de tricherie. Les badges peuvent facilement être égarés ou oubliés par le personnel. L’employeur doit être capable de notifier dans le système l’arrivée ou le départ d’un travailleur manuellement. De plus, il doit disposer d’un stock suffisant de badges pour pouvoir les remplacer en cas besoin.
Le BYOD, que l’on pourrait traduire « apportez votre propre équipement » en français, correspond à l’utilisation du matériel informatique personnel des employés dans le cadre de leur activité professionnelle. Un cas concret de BYOD pourrait être un travailleur qui utilise son smartphone privé pour contacter ses clients durant sa journée de travail.
L’intérêt majeur pour les salariés est qu’ils peuvent utiliser un appareil informatique (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) qu’ils connaissent et qu’ils apprécient, dans la plupart des cas. Certains employeurs ont un budget informatique assez restreint, les salariés peuvent donc utiliser des appareils plus performants, plus sophistiqués.
Les avantages du BYOD sont nombreux pour les employeurs. Ils peuvent réaliser des économies sur l’achat de matériel informatique, car les salariés utilisent leurs propres appareils. Pour terminer, la productivité est accrue, car les salariés utilisent des équipements qu’ils connaissent et maîtrisent.
Il y a aussi l’économie sur les coûts de formation, d’entretien du matériel et l’aspect environnemental : pas dédoublement du matériel (cf notre article : https://www.penbase.com/2021/09/06/byod-avantages/ )
Le BYOD ne peut pas être imposé aux travailleurs. En effet, selon le Code du Travail, l’employeur est tenu de mettre à disposition du personnel les outils nécessaires pour l’exécution de sa fonction. Si l’employeur autorise cette pratique, il est responsable de la protection des données personnelles de son entreprise, même celles qui se trouvent sur les appareils privés des travailleurs. Il doit donc mettre en place des mesures permettant de sécuriser ces données. Le salarié doit aussi donner son consentement préalable et ses données personnelles ne doivent pas être accessibles.
Les pointeuses biométriques utilisent une propriété physiologique d’un travailleur pour fonctionner. Il s’agit le plus souvent des empreintes digitales ou de l’iris de l’individu. L’avantage principal d’une pointeuse biométrique est sa fiabilité. En effet, les empreintes digitales sont uniques pour chaque individu. De plus, l’entreprise n’a plus besoin de fournir des badges ou des supports papier pour réaliser le pointage.
Les données biométriques d’une personne sont considérées comme des données sensibles. L’employeur est donc tenu de mettre en place des mesures de sécurité suffisantes pour protéger ces données. L’employeur ne peut pas utiliser une pointeuse biométrique pour enregistrer et contrôler les heures de travail du personnel. Ce type de pointeuse doit uniquement servir à contrôler l’accès à certaines zones ou permettre l’utilisation de certains appareils professionnels.
En général, les logiciels de pointage permettent de :
L’avantage principal d’un logiciel de pointage est un traitement plus rapide et plus fiable des données récoltées à l’aide d’une pointeuse. En effet, il permet d’obtenir des rapports clairs et détaillés qui permettent à l’employeur de contrôler les heures prestées ainsi que le taux de présence des travailleurs. L’ensemble du processus est automatisé et le logiciel est contrôlé à partir d’un ordinateur. Le gain de temps et d’énergie est considérable pour le service RH de l’entreprise.
Le Code du Travail ne stipule aucune règle particulière concernant l’endroit où installer une badgeuse digitale. Pour des raisons pratiques, il est préférable de placer une badgeuse numérique à proximité d’un point de passage, comme l’entrée principale de l’entreprise, pour éviter aux travailleurs de devoir trop se déplacer et perdre du temps.
L’installation d’un système de pointage ne s’improvise pas. En effet, il est nécessaire de respecter certaines étapes essentielles :
Pour de nombreux salariés, l’installation d’une pointeuse est mal perçue. La meilleure solution pour convaincre les salariés d’installer une pointeuse est de les informer, les écouter et les rassurer. Il est nécessaire d’expliquer qu’un système de comptabilisation des heures prestées comprend des avantages pour eux, dont notamment :
La mise en place d’un système de pointage a tendance à faire ressortir certaines lacunes en termes de gestion du temps de travail des salariés. Il peut s’agir d’un nombre important d’heures à récupérer ou d’heures supplémentaires. Pour éviter un cumul trop important, il est nécessaire de rédiger des avenants aux contrats de travail pour qu’ils soient réalistes. L’employeur peut également apporter certaines modifications organisationnelles pour une meilleure gestion du temps de travail.
L’employeur doit s’occuper du fonctionnement du pointage du personnel. Cependant, il peut tout à fait confier cette tâche à un employé de l’entreprise. L’employeur reste malgré tout juridiquement responsable en cas de manquement à son obligation de comptabiliser et enregistrer le temps de travail du personnel.
L’employeur doit respecter certaines obligations légales :
Cela dépend des horaires pratiqués au sein de l’entreprise et du type de pointeuse. En général, les données recueillies comprennent le nombre d’heures effectuées quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement et annuellement. Il est également possible d’obtenir le nombre d’heures supplémentaires, d’heures prestées la nuit, durant des jours fériés, etc. Certaines pointeuses récoltent uniquement des données concernant les heures de travail, tandis que les pointeuses mobiles permettent de récolter des données relatives à la localisation du salarié. Les pointeuses biométriques récoltent des données relatives à la physiologie de la personne (empreintes digitales, iris, la voix, etc.).
Comme pour une pointeuse fixe installée au sein de l’entreprise, l’employeur est tenu de respecter plusieurs étapes avant de mettre en place une solution de pointeuse mobile. Ces étapes obligatoires sont :
La loi oblige l’employeur à réaliser un décompte du temps de travail des membres du personnel. Tous les types d’horaires pratiqués par l’entreprise doivent être comptabilisés. De plus, cette obligation de décompte du temps de travail s’applique à tous les membres du personnel. Si l’employeur ne respecte pas cette obligation, il risque des sanctions pénales.
Les données de pointage doivent obligatoirement mentionner le nom et le prénom du travailleur, l’indication de la semaine de travail du mois X et de l’année N, l’heure de début et de fin, le nombre d’heures total par journée, le nombre d’heures total sur la semaine. En cas d’horaires de travail plus complexes, il est nécessaire de mentionner plus d’informations afin d’obtenir un décompte clair et précis.
Lorsque le système de pointage utilise des données personnelles des salariés, l’employeur doit s’assurer d’être en conformité avec les règles de protection des données dictées au sein du RGPD. Pour la mise en place d’un système de pointage, l’employeur doit systématiquement informer et obtenir une autorisation de la CNIL au préalable.
Il est nécessaire d’informer et de consulter les représentants du personnel dans un délai jugé raisonnable (au moins 10 jours) avant la mise en place du système de pointage.
Il est nécessaire d’informer les salariés en leur adressant un courrier ou un e-mail personnel. Un échange en face à face pourra aussi permettre de lever les objections et améliorera l’acceptation du dispositif.
Oui, le pointage du personnel est une obligation légale. L’employeur doit comptabiliser les heures de travail prestées par l’ensemble des membres du personnel. L’utilisation d’une pointeuse n’est cependant pas obligatoire. L’employeur est libre de choisir la méthode de décompte qu’il préfère.
Tous les salariés de l’entreprise, peu importe leur niveau hiérarchique, sont concernés par le pointage. Il existe deux exceptions à cette règle : les travailleurs du secteur agricole et du transport routier. Ces derniers sont régis par une réglementation spécifique.
Oui, l’employeur peut choisir librement les modalités de pointage. Cependant, le système de pointage utilisé doit pouvoir enregistrer les données de pointage de manière fiable et empêcher toute falsification des données.
Si l’employeur a respecté toutes les directives de mise en place du système de pointage, le personnel ne peut s’y opposer.
L’employeur est tenu de conserver les données de pointage pour une durée minimum de 5 ans.
Lorsque le système de pointage mis en place permet également de contrôler l’activité des salariés (déplacements des salariés itinérants, etc.), l’employeur doit faire une demande spécifique à la CNIL et informer les salariés que le système de pointage permet de contrôler leur activité.
Les salariés ont le droit d’avoir accès aux données de pointage qui les concernent, s’ils le demandent. L’employeur ainsi que les salariés habilités de certains services de l’entreprise peuvent également avoir accès aux données de pointage.
Le Code du Travail stipule qu’une pointeuse doit :
Le Code du Travail exige le respect de 4 obligations pour une pointeuse :
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