Tout savoir sur le pointage des salariés

Pointeuses mécaniques et numériques

Quels sont les différents types de pointeuses ?

Les pointeuses peuvent prendre différentes formes :

  • Pointeuses mécaniques : représentent le type de pointeuse le plus basique avec un enregistrement des heures d’entrée et de sortie sur un support papier ;
  • Pointeuses numériques : constituent une version améliorée qui fonctionne par l’insertion d’une carte individuelle dans la pointeuse ou l’encodage d’un code unique ; 
  • Pointeuses mobiles : qui ne prennent pas la forme d’un appareil fixe, mais d’un système de pointage virtuel. Le pointage se fait à distance, par exemple par géolocalisation ou via une application mobile. 

Comment fonctionne une pointeuse mécanique ?

Le fonctionnement d’une pointeuse mécanique est très simple à comprendre. Les travailleurs doivent introduire un papier/carton dans la pointeuse à leur arrivée et à leur sortie. Une horloge interne enregistre directement les horaires sur les papiers/cartons. L’entreprise se charge de vérifier manuellement le respect des heures de travail. 

Quels sont les avantages d’une pointeuse numérique par rapport à une pointeuse mécanique ?

La pointeuse numérique, aussi appelée pointeuse digitale, est une version améliorée de la pointeuse mécanique. L’avantage principal de la version numérique est qu’il s’agit d’une pointeuse avec un logiciel de gestion des temps. En effet, la pointeuse numérique enregistre et traite les données de manière autonome. Elle peut réaliser des récapitulatifs et permet une vérification beaucoup plus rapide. 

Quels sont les inconvénients des pointeuses mécaniques et numériques ?

L’inconvénient principal des pointeuses mécaniques et numériques est qu’elles fonctionnent à l’aide de cartes de pointage. Il peut arriver qu’un travailleur oublie ou égare sa carte. L’entreprise doit être en mesure de modifier manuellement les données et fournir une nouvelle carte de pointage, ce qui engendre un certain coût. Le second inconvénient est la fraude. En effet, les travailleurs peuvent s’échanger leurs cartes entre eux et réaliser le pointage à la place d’une autre personne. 

Combien coûte une pointeuse ?

Le prix d’une pointeuse varie fortement en fonction du modèle choisi. Naturellement, plus la pointeuse est dotée de fonctionnalités spécifiques, plus le prix sera élevé. Les voici rangées de la moins chère à la plus chère :

  • Pointeuse mécanique ;
  • Pointeuse numérique ;
  • Pointeuse mobile ;
  • Pointeuse biométrique.

Pourquoi installer une pointeuse ?

L’installation d’une pointeuse offre de nombreux avantages à une entreprise, nous pensons notamment à : 

  • Un contrôle facilité des horaires de travail du personnel ; 
  • Un enregistrement précis du nombre d’heures prestées par les travailleurs pour être en conformité avec le Code du Travail (heures supplémentaires, heures de repos, etc.) ; 
  • Une amélioration significative de la ponctualité et de la productivité des travailleurs ; 
  • Un gain de temps et d’énergie pour le service RH.

Comment bien choisir une pointeuse ?

Le choix d’une pointeuse doit se faire en fonction de trois éléments déterminants : le nombre d’employés, les types d’horaires ainsi que le type d’activité. L’important est de choisir une pointeuse capable de répondre à tous les besoins de l’entreprise et aux exigences spécifiques de l’activité. Une pointeuse mécanique est idéale pour les petites structures, tandis qu’une pointeuse numérique conviendra davantage pour une entreprise avec plus de travailleurs ou des horaires très complexes. 

Quels sont les avantages d'une pointeuse en entreprise ?

Les pointeuses offrent de nombreux avantages en entreprise, par exemple : 

  • Moyen de preuve juridiquement recevable en cas de litige ; 
  • Réduction du retard des travailleurs ; 
  • Gain de temps et d’efficacité pour le service RH ;
  • Calcul des heures supplémentaires simple et précis ; 
  • Augmentation de la productivité globale de l’entreprise ; 
  • Satisfaction des travailleurs accrue grâce à un traitement équitable entre chacun.

Pointeuses mobiles

Comment fonctionnent les pointeuses mobiles ?

Les pointeuses mobiles permettent de gérer le temps de travail du personnel à distance. Cette solution est principalement destinée aux travailleurs itinérants, comme les commerciaux, les femmes de ménage ou les techniciens. En pratique, le pointage se fait à l’aide d’un logiciel de gestion des temps qui stocke et traite l’ensemble des données. Un employeur peut aisément connaître l’heure d’arrivée et de départ d’un travailleur chez un client, le temps de déplacement, la durée des pauses, etc.

Quels sont les différents types de pointeuses mobiles ?

On distingue plusieurs types de pointeuses mobiles en fonction de la méthode de pointage utilisée. Il peut s’agir : 

  • D’une pointeuse portable : qui se présente comme un petit appareil mobile permettant d’effectuer le pointage avec une carte de pointage ;
  • D’une pointeuse smartphone : qui permet d’effectuer le pointage à l’aide d’une carte de pointage et d’un téléphone portable ; 
  • D’une pointeuse virtuelle avec logiciel dans le téléphone portable : qui constitue la solution la plus utilisée par les entreprises aujourd’hui. Une application est directement installée dans le téléphone portable du travailleur afin qu’il puisse réaliser le pointage, peu importe l’endroit où il se trouve. Avec les pointeuses connectées, les données sont automatiquement transmises au logiciel de gestion des temps. 

Quels sont les avantages d’une pointeuse mobile ?

Le principal avantage de la pointeuse mobile est qu’il s’agit d’une solution efficace et facile à utiliser. Les travailleurs peuvent fournir des informations précises à l’entreprise concernant les heures d’intervention chez un client, les heures de déplacement. De plus, la solution avec une application intégrée sur smartphone évite aux travailleurs de devoir se soucier d’avoir leur carte de pointage avec eux.

Pointage sur smartphone

Qu’est-ce qu’une application de pointage mobile ?

Une application de pointage mobile permet à un travailleur de réaliser un pointage à distance, autrement dit, du télépointage. Cette application peut être utilisée sur différents supports, comme un smartphone, une tablette ou un autre périphérique dédié. Pour pouvoir communiquer les données au logiciel de gestion de manière instantanée, le périphérique doit disposer d’un accès internet (3G, 4G, Wi-Fi, etc.). En plus de renseigner les horaires de pointage, la plupart des applications de pointage mobile permettent de connaître la position du travailleur lors du pointage. 

Comment fonctionne le pointage sur smartphone ?

Le pointage sur smartphone peut être réalisé à l’aide d’une application de pointage mobile installée sur le smartphone. Le travailleur doit ouvrir l’application et cliquer sur un bouton au moment de son arrivée. Au moment de son départ, il doit à nouveau accéder à l’application et cliquer à nouveau sur un bouton. Les données sont transmises en temps réel au logiciel de pointage, uniquement si le smartphone a une connexion internet. Si le travailleur n’a pas d’accès internet, les données sont enregistrées localement. Elles seront ensuite synchronisées avec le logiciel de gestion lorsqu’une connexion internet est disponible. 

Quels sont les avantages d’un pointage sur smartphone ?

Une pointeuse virtuelle offre de nombreux avantages pour l’entreprise, mais également pour les travailleurs. Nous pouvons citer : 

  • Solution simple à utiliser ; 
  • Pointage depuis n’importe où ; 
  • Solution peu onéreuse (pas besoin d’acheter une pointeuse fixe, de badges, etc.) ;
  • Outil d’analyse très efficace pour l’entreprise ;
  • Traitement des données simplifié pour le service RH.

Badgeuses

Quelles sont les différences entre une pointeuse et une badgeuse ?

Contrairement à une pointeuse qui utilise un support papier, une badgeuse permet l’enregistrement des heures de travail à l’aide d’un badge. De plus, une badgeuse permet de récolter et traiter automatiquement les données de manière digitale. Avec une pointeuse mécanique, tout le travail de vérification et d’analyse se fait manuellement. 

Comment fonctionne une badgeuse ?

Le fonctionnement d’une badgeuse est similaire à celui d’une pointeuse. Un terminal de pointage, généralement sous forme de boîtier, est installé dans l’entreprise. Les travailleurs doivent passer leur badge muni d’une puce devant la badgeuse pour enregistrer leur heure d’arrivée et de départ. Les données sont directement transmises vers un logiciel spécifique qui permet le traitement des données.

Quelles sont les limites d’une badgeuse ?

La badgeuse se révèle inefficace pour prévenir les fraudes. Les travailleurs peuvent facilement passer le badge d’un collègue à leur place. L’entreprise doit donc mettre en place un système de surveillance permettant de contrôler ce type de tricherie. Les badges peuvent facilement être égarés ou oubliés par le personnel. L’employeur doit être capable de notifier dans le système l’arrivée ou le départ d’un travailleur manuellement. De plus, il doit disposer d’un stock suffisant de badges pour pouvoir les remplacer en cas besoin. 

BYOD : “Bring Your Own Device”

Qu'est-ce que le "BYOD", abréviation de "Bring Your Own Device" ?

Le BYOD, que l’on pourrait traduire « apportez votre propre équipement » en français, correspond à l’utilisation du matériel informatique personnel des employés dans le cadre de leur activité professionnelle. Un cas concret de BYOD pourrait être un travailleur qui utilise son smartphone privé pour contacter ses clients durant sa journée de travail. 

Quel est l’intérêt du BYOD pour les salariés ?

L’intérêt majeur pour les salariés est qu’ils peuvent utiliser un appareil informatique (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) qu’ils connaissent et qu’ils apprécient, dans la plupart des cas. Certains employeurs ont un budget informatique assez restreint, les salariés peuvent donc utiliser des appareils plus performants, plus sophistiqués. 

Quel est l’intérêt du BYOD pour les employeurs ?

Les avantages du BYOD sont nombreux pour les employeurs. Ils peuvent réaliser des économies sur l’achat de matériel informatique, car les salariés utilisent leurs propres appareils. Pour terminer, la productivité est accrue, car les salariés utilisent des équipements qu’ils connaissent et maîtrisent. 

Il y a aussi l’économie sur les coûts de formation, d’entretien du matériel et l’aspect environnemental : pas dédoublement du matériel (cf notre article : https://www.penbase.com/2021/09/06/byod-avantages/ )

BYOD : quelle est la réglementation légale ?

Le BYOD ne peut pas être imposé aux travailleurs. En effet, selon le Code du Travail, l’employeur est tenu de mettre à disposition du personnel les outils nécessaires pour l’exécution de sa fonction. Si l’employeur autorise cette pratique, il est responsable de la protection des données personnelles de son entreprise, même celles qui se trouvent sur les appareils privés des travailleurs. Il doit donc mettre en place des mesures permettant de sécuriser ces données. Le salarié doit aussi donner son consentement préalable et ses données personnelles ne doivent pas être accessibles.

Pointeuses biométriques

Comment fonctionnent les pointeuses biométriques ?

Les pointeuses biométriques utilisent une propriété physiologique d’un travailleur pour fonctionner. Il s’agit le plus souvent des empreintes digitales ou de l’iris de l’individu. L’avantage principal d’une pointeuse biométrique est sa fiabilité. En effet, les empreintes digitales sont uniques pour chaque individu. De plus, l’entreprise n’a plus besoin de fournir des badges ou des supports papier pour réaliser le pointage. 

Que dit la loi sur les pointeuses biométriques ?

Les données biométriques d’une personne sont considérées comme des données sensibles. L’employeur est donc tenu de mettre en place des mesures de sécurité suffisantes pour protéger ces données. L’employeur ne peut pas utiliser une pointeuse biométrique pour enregistrer et contrôler les heures de travail du personnel. Ce type de pointeuse doit uniquement servir à contrôler l’accès à certaines zones ou permettre l’utilisation de certains appareils professionnels. 

Logiciel de pointage sur ordinateur

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de pointage ?

En général, les logiciels de pointage permettent de : 

  • Récolter des données en temps réel ; 
  • Calculer les heures supplémentaires pour chaque salarié ; 
  • Créer des rapports fiables et précis ; 
  • Exporter automatiquement des données sur d’autres logiciels spécifiques ;
  • Gérer des documents RH.

Quels sont les avantages et bénéfices d’un logiciel de pointage ?

L’avantage principal d’un logiciel de pointage est un traitement plus rapide et plus fiable des données récoltées à l’aide d’une pointeuse. En effet, il permet d’obtenir des rapports clairs et détaillés qui permettent à l’employeur de contrôler les heures prestées ainsi que le taux de présence des travailleurs. L’ensemble du processus est automatisé et le logiciel est contrôlé à partir d’un ordinateur. Le gain de temps et d’énergie est considérable pour le service RH de l’entreprise. 

Mettre en place un système de pointage

Où placer les pointeuses badgeuses ?

Le Code du Travail ne stipule aucune règle particulière concernant l’endroit où installer une badgeuse digitale. Pour des raisons pratiques, il est préférable de placer une badgeuse numérique à proximité d’un point de passage, comme l’entrée principale de l’entreprise, pour éviter aux travailleurs de devoir trop se déplacer et perdre du temps. 

Quelles sont les étapes pour mettre en place un système de pointage ?

L’installation d’un système de pointage ne s’improvise pas. En effet, il est nécessaire de respecter certaines étapes essentielles : 

  • Choisir le type de pointeuse en fonction des besoins et de la configuration de l’entreprise ; 
  • Prévenir et obtenir une autorisation de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) ; 
  • Consulter les représentants du personnel ; 
  • Informer le personnel de la mise en place de la pointeuse en motivant le choix et la manière dont la pointeuse sera utilisée. 

Comment convaincre les salariés d'installer une pointeuse dans l'entreprise ?

Pour de nombreux salariés, l’installation d’une pointeuse est mal perçue. La meilleure solution pour convaincre les salariés d’installer une pointeuse est de les informer, les écouter et les rassurer. Il est nécessaire d’expliquer qu’un système de comptabilisation des heures prestées comprend des avantages pour eux, dont notamment :

 

  • Un contrôle équitable des heures prestées par l’ensemble du personnel ;
  • Une comptabilisation précise et irréfutable des heures supplémentaires ;
  • Une meilleure analyse des horaires permettant de gérer efficacement le travail de chacun ;
  • Une preuve légale en cas de réclamation du client final.

Quelles sont les conséquences organisationnelles à prévoir pour le pointage des salariés ?

La mise en place d’un système de pointage a tendance à faire ressortir certaines lacunes en termes de gestion du temps de travail des salariés. Il peut s’agir d’un nombre important d’heures à récupérer ou d’heures supplémentaires. Pour éviter un cumul trop important, il est nécessaire de rédiger des avenants aux contrats de travail pour qu’ils soient réalistes. L’employeur peut également apporter certaines modifications organisationnelles pour une meilleure gestion du temps de travail. 

Qui se charge du fonctionnement du pointage du personnel ?

L’employeur doit s’occuper du fonctionnement du pointage du personnel. Cependant, il peut tout à fait confier cette tâche à un employé de l’entreprise. L’employeur reste malgré tout juridiquement responsable en cas de manquement à son obligation de comptabiliser et enregistrer le temps de travail du personnel. 

Aspects juridiques du pointage

Quelles sont les obligations légales des systèmes de pointage ?

L’employeur doit respecter certaines obligations légales : 

  • Il doit pouvoir justifier le choix ainsi que la mise en place d’une pointeuse d’un certain type ;
  • La pointeuse doit être fiable et les données récoltées infalsifiables ;
  • Les données recueillies doivent être facilement accessibles aux salariés et aux représentants du personnel, s’ils en font la demande ; 
  • Être en conformité avec le RGPD.

Quelles sont les données recueillies et traitées par des systèmes de pointage ?

Cela dépend des horaires pratiqués au sein de l’entreprise et du type de pointeuse. En général, les données recueillies comprennent le nombre d’heures effectuées quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement et annuellement. Il est également possible d’obtenir le nombre d’heures supplémentaires, d’heures prestées la nuit, durant des jours fériés, etc. Certaines pointeuses récoltent uniquement des données concernant les heures de travail, tandis que les pointeuses mobiles permettent de récolter des données relatives à la localisation du salarié. Les pointeuses biométriques récoltent des données relatives à la physiologie de la personne (empreintes digitales, iris, la voix, etc.).

Quelles sont les règles juridiques des pointeuses mobiles ?

Comme pour une pointeuse fixe installée au sein de l’entreprise, l’employeur est tenu de respecter plusieurs étapes avant de mettre en place une solution de pointeuse mobile. Ces étapes obligatoires sont :

  • Prévenir et obtenir une autorisation de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) ; 
  • Consulter les représentants du personnel ; 
  • Informer le personnel de la mise en place de la pointeuse mobile en motivant le choix et la manière dont la pointeuse sera utilisée. 

Que risque l'employeur en cas de non-respect du Code du Travail relatif au pointage ?

La loi oblige l’employeur à réaliser un décompte du temps de travail des membres du personnel. Tous les types d’horaires pratiqués par l’entreprise doivent être comptabilisés. De plus, cette obligation de décompte du temps de travail s’applique à tous les membres du personnel. Si l’employeur ne respecte pas cette obligation, il risque des sanctions pénales.

Que doivent contenir les données de pointage ?

Les données de pointage doivent obligatoirement mentionner le nom et le prénom du travailleur, l’indication de la semaine de travail du mois X et de l’année N, l’heure de début et de fin, le nombre d’heures total par journée, le nombre d’heures total sur la semaine. En cas d’horaires de travail plus complexes, il est nécessaire de mentionner plus d’informations afin d’obtenir un décompte clair et précis. 

Pointage des salariés : quelles sont les exigences de la CNIL et du RGPD ?

Lorsque le système de pointage utilise des données personnelles des salariés, l’employeur doit s’assurer d’être en conformité avec les règles de protection des données dictées au sein du RGPD. Pour la mise en place d’un système de pointage, l’employeur doit systématiquement informer et obtenir une autorisation de la CNIL au préalable.

Quand consulter les représentants du personnel ?

Il est nécessaire d’informer et de consulter les représentants du personnel dans un délai jugé raisonnable (au moins 10 jours) avant la mise en place du système de pointage. 

Comment communiquer avec les salariés sur le pointage ?

Il est nécessaire d’informer les salariés en leur adressant un courrier ou un e-mail personnel. Un échange en face à face pourra aussi permettre de lever les objections et améliorera l’acceptation du dispositif.

Le pointage du personnel est-il obligatoire ?

Oui, le pointage du personnel est une obligation légale. L’employeur doit comptabiliser les heures de travail prestées par l’ensemble des membres du personnel. L’utilisation d’une pointeuse n’est cependant pas obligatoire. L’employeur est libre de choisir la méthode de décompte qu’il préfère.

Quel personnel est concerné par le pointage ?

Tous les salariés de l’entreprise, peu importe leur niveau hiérarchique, sont concernés par le pointage. Il existe deux exceptions à cette règle : les travailleurs du secteur agricole et du transport routier. Ces derniers sont régis par une réglementation spécifique.

L’employeur peut-il choisir librement les modalités de pointage ?

Oui, l’employeur peut choisir librement les modalités de pointage. Cependant, le système de pointage utilisé doit pouvoir enregistrer les données de pointage de manière fiable et empêcher toute falsification des données.

Le personnel peut-il s'opposer à un système de pointage ?

Si l’employeur a respecté toutes les directives de mise en place du système de pointage, le personnel ne peut s’y opposer.

Quelle est la durée d'archivage des données de pointage ?

L’employeur est tenu de conserver les données de pointage pour une durée minimum de 5 ans. 

Quelles sont les obligations juridiques de l’employeur ?

Lorsque le système de pointage mis en place permet également de contrôler l’activité des salariés (déplacements des salariés itinérants, etc.), l’employeur doit faire une demande spécifique à la CNIL et informer les salariés que le système de pointage permet de contrôler leur activité.

Qui a le droit d’accéder aux données de pointage ?

Les salariés ont le droit d’avoir accès aux données de pointage qui les concernent, s’ils le demandent. L’employeur ainsi que les salariés habilités de certains services de l’entreprise peuvent également avoir accès aux données de pointage.

Quelles sont les caractéristiques obligatoires d’une pointeuse ?

Le Code du Travail stipule qu’une pointeuse doit : 

  • Enregistrer les données de manière fiable ; 
  • Exclure tout risque de falsification des données ; 
  • Fonctionner sans récolter des données physiologiques des salariés (sauf pour contrôler l’accès à certaines zones, appareils et/ ou applications) ;
  • Avoir été mise en place dans le respect des règles établies par la CNIL.

Quelles sont les obligations du Code du Travail pour une pointeuse ?

Le Code du Travail exige le respect de 4 obligations pour une pointeuse : 

  • La fiabilité de la pointeuse ;
  • L’utilisation du type de pointeuse adapté à l’activité de l’entreprise ; 
  • La mise à disposition des données récoltées aux salariés sur demande et aux inspecteurs du travail ;
  • L’information de la CNIL et des représentants du personnel avant la mise en place de la pointeuse. 

Penbase

Immeuble Le 610 – Bâtiment D

10, rue Louis Breguet

34830 Jacou – France

+33 4 30 78 17 40

welcome@penbase.com

Le support technique est à votre disposition du lundi au vendredi de 9h à 18h.

 

Solutions

Recrutement

Testeur Logiciel Senior & Automatisation (H/F)

Lead Test sénior (H/F)

Développeur Mobile (H/F) (Ionic ou Flutter)

Product Owner sénior (H/F)

Commercial(e) confirmé(e) (H/F)

Sysops / Devops (H/F)

Logo Penbase
Rappelez-moi !

Mentions légalesPlan du siteFAQ – Copyright © 2024 Penbase SAS – Tous droits réservés