Tout savoir sur le pointage des salariés

Pointeuses mécaniques et numériques

Quels sont les différents types de pointeuses ?

Il existe différents modèles de pointeuses disponibles sur le marché. Chaque type de pointeuse dispose de certains avantages et inconvénients. Les modèles les plus souvent utilisés sont :

  • Mécaniques ;
  • Numériques ;
  • Mobiles ;
  • Biométriques.

Comment fonctionne une pointeuse mécanique ?

Pour utiliser une pointeuse mécanique, les salariés insèrent une carte de pointage individuelle en papier dans une machine (la pointeuse mécanique) à leur arrivée et à leur départ. La machine tamponne la date et l’heure sur la carte pour indiquer l’heure de début et de fin du service. Grâce à leur simplicité de fonctionnement, les pointeuses mécaniques sont souvent installées dans les entreprises avec un effectif réduit et sédentaire. En fin de semaine ou de mois, l’employeur récolte les cartes individuelles afin de vérifier et traiter les données de pointage.

Quels sont les avantages d’une pointeuse numérique par rapport à une pointeuse mécanique ?

Le plus grand avantage des pointeuses numériques par rapport à leurs homologues mécaniques est un traitement rapide et automatisé des données de pointage. L’employeur ne doit pas tenir manuellement de registres. Cela représente un gain de productivité et permet aux employés en charge du pointage de se concentrer sur d’autres tâches. De plus, le logiciel de gestion d’une pointeuse numérique réduit les risques d’erreurs dans les paiements des salariés.

Quels sont les inconvénients des pointeuses mécaniques et numériques ?

Parmi les principaux inconvénients des modèles mécaniques et numériques, nous pouvons citer :

  • La perte, le vol ou l’oubli des cartes de pointage individuelles ;
  • Le risque de fraude des salariés en pointant pour un ou plusieurs collègues ;
  • La nécessité de disposer d’un stock de cartes de pointage suffisant ;
  • Le coût de fonctionnement à moyen et long terme (entretien de la machine, création de nouvelles cartes, etc.).

Combien coûte une pointeuse ?

Il est très difficile d’estimer un prix pour une pointeuse. En effet, le prix varie beaucoup en fonction du type de pointeuse, du degré de sophistication du logiciel de gestion et des fonctionnalités disponibles. En général, la mise en place d’un système de pointage mécanique est la moins coûteuse. Le coût est assez similaire pour les modèles numériques et mobiles. Les pointeuses biométriques sont dotées d’un système d’identification très précis et élaboré, elles sont donc beaucoup plus coûteuses à l’achat.

Pourquoi installer une pointeuse ?

Une pointeuse permet à l’employeur de respecter son obligation de comptabiliser avec précision et de manière fiable les heures de travail prestées par les membres du personnel. Outre cet avantage important, une pointeuse permet de:

  • Réaliser des économies d’argent ;
  • Gagner du temps ;
  • Améliorer la gestion de la paie des travailleurs ;
  • Contrôler le taux d’absentéisme et les retards des travailleurs ;
  • Augmenter la productivité globale de l’entreprise.

Comment bien choisir une pointeuse ?

Une bonne pointeuse doit être en mesure de comptabiliser les heures de travail prestées par les salariés de manière fiable, simple et rapide. Pour choisir le bon modèle, il faut tenir compte :

  • Du nombre de travailleurs au sein de l’entreprise ;
  • De la complexité des horaires (double, simple, travail de nuit, jour férie, etc.) ;
  • De la mobilité des travailleurs ;
  • De l’utilisation finale du système de pointage (localisation, contrôle d’accès ou de l’activité, etc.).

Les pointeuses biométriques sont à exclure pour réaliser la comptabilisation des heures de travail prestées. Elles peuvent uniquement être utilisées pour contrôler l’accès à une zone, un appareil ou une application de l’entreprise. Les modèles mécaniques sont abordables et idéaux pour les petites entreprises. Pour une gestion simplifiée et rapide des données, l’investissement dans une pointeuse digitale est préférable, principalement en cas d’horaires complexes.

Quels sont les avantages d'une pointeuse en entreprise ?

Une pointeuse en entreprise se révèle d’une très grande utilité. Elle offre à l’entreprise divers atouts, parmi lesquels :

  • Une simplification de la gestion de la paie ;
  • Preuve irréfutable du nombre d’heures de travail de tous les membres du personnel ;
  • Une gestion simplifiée des congés ;
  • Un contrôle accru du taux d’absentéisme de chacun ;
  • Un outil d’analyse efficace et précis pour prendre des décisions organisationnelles ;
  • Une augmentation des performances globales de l’entreprise.

Pointeuses mobiles

Comment fonctionnent les pointeuses mobiles ?

Les travailleurs itinérants utilisent une badgeuse mobile afin d’enregistrer à distance leurs heures de travail prestées chez un client. Le fonctionnement varie en fonction du type de pointeuse mobile utilisé. Cependant, le principe reste similaire entre les différentes options. Les salariés utilisent un dispositif portable (téléphone portable, pointeuse portable, ordinateur) afin de réaliser le télépointage. Les données sont transmises au logiciel de gestion des temps par internet.

Quels sont les différents types de pointeuses mobiles ?

La pointeuse smartphone permet de remplacer la machine de pointage installée dans l’entreprise par un smartphone. Le salarié utilise une carte de pointage individuelle pour réaliser le pointage de ses horaires.

 

La pointeuse portable est une mini pointeuse facilement transportable qui permet à plusieurs travailleurs de pointer à l’aide de leur carte de pointage. Un chef d’équipe peut avoir une pointeuse portable et faire pointer les travailleurs lorsqu’ils arrivent chez le client.

 

La pointeuse connectée, aussi appelée pointeuse logicielle, est le type de pointeuse mobile le plus utilisé de nos jours. Le pointage est réalisé par le biais d’une application installée sur le smartphone du travailleur. C’est une sorte de badgeuse virtuelle.

Quels sont les avantages d’une pointeuse mobile ?

Les pointeuses virtuelles représentent une solution facile à mettre en place, simple à utiliser et peu coûteuse en termes de maintenance et d’achat de matériel. Les données recueillies sont transférées automatiquement vers le logiciel de gestion et le pointage peut se faire depuis n’importe quel endroit.

Pointage sur smartphone

Qu’est-ce qu’une application de pointage mobile ?

L’application de pointage mobile peut être installée sur une tablette ou un smartphone. Elle permet à des travailleurs en déplacement de pointer leurs heures de travail prestées à distance. Certaines applications de pointage mobiles ont des fonctions de vérification biométriques pour accéder à l’application (empreintes digitales ou reconnaissance faciale) afin de contrôler l’identité du travailleur qui réalise le pointage. C’est très pratique pour éviter les risques de fraudes des travailleurs. Une autre fonction très appréciée par les employeurs est la localisation du salarié lors du pointage.

Comment fonctionne le pointage sur smartphone ?

Lorsque le travailleur arrive chez un client, il ouvre l’application de pointage sur son smartphone et clique sur un bouton pour notifier l’heure d’arrivée. Lorsqu’il a terminé sa mission chez le client, il se rend à nouveau dans l’application de pointage pour notifier l’heure de départ. Les données de pointage sont transmises au logiciel de gestion des temps grâce à la connexion internet du smartphone.

Quels sont les avantages d’un pointage sur smartphone ?

Les avantages d’un pointage sur smartphone sont :

  • Une mise en œuvre du système de pointage simple et rapide ;
  • Une réduction des coûts liés à la maintenance et à la fourniture de cartes de pointage aux travailleurs ;
  • Une utilisation à la portée de tous ;
  • Pointage à distance depuis n’importe quel lieu ;
  • Permet de contrôler la localisation et l’activité des travailleurs ;
  • Les données de pointage sont sauvegardées et traitées automatiquement.

Badgeuses

Quelles sont les différences entre une pointeuse et une badgeuse ?

La plus grande différence entre une pointeuse et une badgeuse est le type de support de pointage utilisé par les salariés. Une badgeuse digitale enregistre les heures d’arrivée et de départ des travailleurs lorsqu’un badge équipé d’une bande magnétique est présenté devant elle. La pointeuse fonctionne avec des supports papier.

Comment fonctionne une badgeuse ?

Pour que la badgeuse enregistre et envoie automatiquement les données de pointage vers le logiciel de gestion des temps, les travailleurs doivent passer leur badge individuel devant la badgeuse. Le fonctionnement est identique que celui d’une pointeuse digitale, seul le support de pointage est différent.

Quelles sont les limites d’une badgeuse ?

La principale lacune d’une badgeuse est qu’elle ne permet pas de contrôler l’identité de la personne qui réalise le pointage. Un salarié peut pointer à la place d’un autre, sans que l’employeur le remarque. Pour remédier à cette problématique, l’employeur doit élaborer une méthode de contrôle, comme l’installation d’une caméra à proximité de la badgeuse. De plus, les badges ont généralement la taille d’une carte de banque et s’égarent facilement. Cela occasionne des dépenses inévitables à la charge de l’entreprise.

BYOD : “Bring Your Own Device”

Qu'est-ce que le "BYOD", abréviation de "Bring Your Own Device" ?

Le BYOD est un acronyme qui fait référence à l’utilisation du matériel informatique privé (ordinateur, smartphone, etc.) des salariés durant leur travail. De nos jours, de nombreuses entreprises autorisent, et encouragent dans certains cas, leurs employés à utiliser leur propre smartphone ou ordinateur s’ils le souhaitent. Le BYOD comprend de nombreux avantages pour l’employeur et les salariés, mais il s’agit d’une pratique strictement réglementée.

Quel est l’intérêt du BYOD pour les salariés ?

Le principal intérêt du BYOD pour les travailleurs est de pouvoir utiliser l’appareil de leur choix. En général, il s’agit d’un smartphone ou d’un ordinateur plus performant que celui mis à disposition par l’employeur. De plus, pour des raisons pratiques, les travailleurs préfèrent avoir un seul smartphone plutôt que deux.

Quel est l’intérêt du BYOD pour les employeurs ?

Les employeurs ont recours au BYOD dans le but de réaliser des économies. En effet, il s’agit d’une pratique qui leur permet de ne pas devoir acheter du matériel pour leurs salariés. De plus, les risques liés à la perte ou à l’endommagement du matériel sont entièrement à la charge des employés. Pour terminer, l’efficacité des travailleurs augmente lorsqu’ils utilisent un appareil qu’ils connaissent déjà.

BYOD : quelle est la réglementation légale ?

L’employeur est entièrement libre d’autoriser ou non le BYOD à ses employés. Si cette pratique est autorisée, elle doit cependant rester optionnelle pour les travailleurs. De plus, l’entreprise doit respecter certaines règles spécifiques :

  • Assurer la protection des données sensibles de l’entreprise sur son propre réseau informatique, mais également sur l’équipement privé des travailleurs ;
  • Mettre en place des procédures de sécurité suffisantes afin d’empêcher un accès au réseau informatique de l’entreprise à partir de l’ordinateur, du smartphone ou n’importe quel outil informatique privé ;
  • Ne pas entraver l’utilisation de l’appareil du travailleur dans le privé de quelque manière que ce soit ;
  • Ne pas accéder aux données personnelles de l’employé stockées sur l’appareil.

Pointeuses biométriques

Comment fonctionnent les pointeuses biométriques ?

Avec une pointeuse biométrique, l’identification d’un membre du personnel se fait à l’aide d’une de ses caractéristiques physiologiques uniques. Les pointeuses biométriques sont beaucoup plus sûres et plus fiables, car les risques liés au vol et à la perte des cartes de pointages ou des badges sont nuls. De plus, il est impossible pour un salarié de pointer à la place d’un de ses collègues. En général, c’est l’empreinte digitale qui est utilisée pour procéder à l’identification de la personne.

Que dit la loi sur les pointeuses biométriques ?

L’utilisation d’une solution de pointage biométrique est strictement réglementée en France. Par exemple, il est formellement interdit de gérer les temps de travail des travailleurs à l’aide d’une pointeuse biométrique. De plus, l’employeur doit obtenir une autorisation spécifique de la CNIL avant d’installer une pointeuse biométrique dans ses locaux.

Logiciel de pointage sur ordinateur

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de pointage ?

Les fonctionnalités principales d’un logiciel de pointage sont :

  • La récupération, le stockage et le traitement des données de pointage de manière automatique ;
  • Un décompte des heures journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel par salarié ;
  • Un transfert des données de pointage vers des logiciels RH ;
  • La géolocalisation des salariés (pointeuses mobiles) ;
  • etc.

Quels sont les avantages et bénéfices d’un logiciel de pointage ?

La mise en place d’un logiciel de pointage permet à l’entreprise d’optimiser le suivi des heures prestées par les salariés. Le pointage à l’aide d’un logiciel de gestion des temps facilite le travail du service RH et des chefs de service, grâce à un enregistrement et un traitement des données de pointage informatisés. Ces salariés peuvent dégager du temps à la réalisation d’autres tâches qui augmentent la productivité de l’entreprise. Les rapports obtenus en quelques clics sur un ordinateur permettent au management de prendre des décisions pertinentes pour améliorer l’organisation du temps de travail de chacun.

Mettre en place un système de pointage

Où placer les pointeuses badgeuses ?

Il n’existe pas de réglementation particulière concernant l’endroit où doit être installée une badgeuse numérique. De manière générale, les employeurs choisissent un endroit de passage que les salariés doivent emprunter lorsqu’ils arrivent et partent de l’entreprise. C’est un choix idéal qui permet de rappeler aux travailleurs d’effectuer le pointage et d’éviter des pertes de temps inutiles pour se rendre jusqu’à la badgeuse.

Quelles sont les étapes pour mettre en place un système de pointage ?

Pour que le système de pointage installé permette une comptabilisation légalement recevable des heures de travail des salariés, l’entreprise doit procéder de la manière suivante :

  • Opter pour le modèle de pointeuse qui correspond aux caractéristiques de l’entreprise (nombre d’effectifs, horaires pratiqués, etc.) ;
  • Solliciter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et obtenir une autorisation de sa part ;
  • Réunir les représentants du personnel pour établir le fonctionnement et l’utilité du système de pointage ;
  • Expliquer la raison de l’installation et la manière dont sera utilisée la pointeuse aux membres du personnel via l’envoi d’un courrier ou d’un e-mail personnel.

Comment convaincre les salariés d'installer une pointeuse dans l'entreprise ?

Les salariés ont généralement un ressenti assez négatif lorsque l’employeur décide de mettre en place un système de pointage. C’est généralement perçu comme un manque de confiance envers leur travail et leur implication personnelle. Dès lors, il est indispensable de bien préparer le terrain avant d’installer une pointeuse en communiquant avec eux de manière ouverte. L’objectif est de prendre en considération leurs objections et d’y apporter une réponse claire afin de les rassurer.

Quelles sont les conséquences organisationnelles à prévoir pour le pointage des salariés ?

L’implémentation d’un système de pointage génère très souvent le besoin d’apporter des modifications sur le fonctionnement même de l’entreprise. Cela commence par la formation des salariés à l’utilisation de la pointeuse et par l’établissement de règles à respecter. De plus, il n’est pas rare que la comptabilisation des heures de travail à l’aide d’un logiciel de gestion révèle des manquements en termes de gestion du temps. L’employeur peut être amené à devoir modifier certaines façons de faire pour optimiser les performances de l’entreprise.

Qui se charge du fonctionnement du pointage du personnel ?

La gestion du pointage des salariés doit être effectuée par l’employeur lui-même, un membre du service en charge des ressources humaines ou un manager habilité. La personne qui s’occupe du bon fonctionnement du système de pointage doit être formée sur l’utilisation de la pointeuse et sur les règles à respecter en termes de récolte et de protection des données. Par ailleurs, l’employeur demeure juridiquement responsable si les heures de travail ne sont pas enregistrées correctement.

Aspects juridiques du pointage

Quelles sont les obligations légales des systèmes de pointage ?

Légalement, les systèmes de pointage doivent :

  • Permettre une comptabilisation fiable des heures prestées par les salariés ;
  • Rendre les données de pointage infalsifiables ;
  • Répondre aux exigences établies dans le RGPD ;
  • Sur demande d’un salarié ou d’un représentant du personnel, fournir un accès aux informations qui les concernent.

Quelles sont les données recueillies et traitées par des systèmes de pointage ?

Les pointeuses mécaniques, numériques et mobiles récoltent des données relatives aux heures de travail prestées par les salariés. Les pointeuses mobiles permettent généralement de recueillir également des données relatives au positionnement du travailleur. Dans le cas spécifique des pointeuses biométriques, certaines données physiologiques (voix, reconnaissance faciale, empreinte digitale, etc.) sont enregistrées pour permettre l’identification de la personne.

Quelles sont les règles juridiques des pointeuses mobiles ?

Pour l’implémentation d’un système de pointage mobile, l’employeur doit :

  • Prendre contact avec la CNIL et obtenir une autorisation pour la mise en place de la pointeuse mobile ;
  • Réunir et informer les représentants du personnel de la mise en place de la pointeuse mobile ;
  • Prévenir les membres du personnel de manière individuelle de l’implémentation de la pointeuse et de la manière dont le système de pointage sera utilisé.

 

Si la pointeuse mobile vise à contrôler l’activité des salariés en plus des heures prestées, l’employeur doit obtenir une autorisation spécifique de la CNIL.

Que risque l'employeur en cas de non-respect du Code du Travail relatif au pointage ?

En cas de manquement relatif aux règles établies par le Code du Travail sur le pointage, l’employeur s’expose à des sanctions pénales. Dans la plupart des cas, la sanction prend la forme d’une amende. En cas de nombreux manquements, l’employeur risque une peine d’emprisonnement.

Que doivent contenir les données de pointage ?

Pour être recevables et conformes au Code du Travail, les données de pointage doivent obligatoirement contenir :

  • Le nom et le prénom du salarié ;
  • La semaine, le mois et l’année concernés ;
  • Les heures d’arrivée et de départ du travailleur ;
  • Les heures prestées par jour et par semaine.

Pointage des salariés : quelles sont les exigences de la CNIL et du RGPD ?

Si un employeur souhaite installer une pointeuse au sein de son entreprise, il doit obligatoirement prévenir la CNIL et obtenir une autorisation formelle de sa part. De plus, certaines étapes obligatoires doivent être respectées, comme l’information en amont des représentants du personnel. Le RGPD, quant à lui, impose à l’entreprise de protéger les données personnelles des travailleurs par la mise en place de protocoles de sécurité adéquats.

Quand consulter les représentants du personnel ?

L’employeur peut consulter les représentants du personnel quand il le souhaite, du moment que cette consultation est réalisée avant la mise en place du système de pointage. Bien entendu, il est préférable de les consulter dans un délai suffisant long (plus ou moins 2 semaines) afin de pouvoir répondre aux éventuelles objections.

Comment communiquer avec les salariés sur le pointage ?

L’employeur doit obligatoirement communiquer sur l’implémentation d’un système de pointage avec les salariés de manière individuelle. Autrement dit, il doit envoyer un e-mail ou un courrier à chacun d’entre eux. Une concertation générale en face en face est recommandée afin d’améliorer l’acceptation du pointage au sein de l’entreprise.

Le pointage du personnel est-il obligatoire ?

La comptabilisation des heures de travail est obligatoire. Cette comptabilisation peut se faire sans avoir recours à une pointeuse. L’employeur peut comptabiliser les heures de travail de la manière qu’il souhaite, du moment qu’elle respecte les réglementations du Code du Travail.

Quel personnel est concerné par le pointage ?

Le pointage des heures de travail est une obligation pour tous les membres du personnel, sans exception.

L’employeur peut-il choisir librement les modalités de pointage ?

Du moment que le système de pointage répond aux obligations légales établies par la CNIL et est conforme avec le RGPD, l’employeur peut fixer librement les modalités de pointage.

Le personnel peut-il s'opposer à un système de pointage ?

La seule raison valable à une opposition d’un système de pointage de la part du personnel est le manquement de l’employeur relatif à une des réglementations de la CNIL. Si toutes les étapes ont été respectées, les salariés ne peuvent pas refuser la mise en place du système de pointage.

Quelle est la durée d'archivage des données de pointage ?

Les données de pointage doivent être conservées durant au moins 5 ans.

Quelles sont les obligations juridiques de l’employeur ?

Si le système de pointage a pour but de contrôler également l’activité des travailleurs, l’employeur doit avertir la CNIL de cette particularité afin d’obtenir une autorisation spéciale. Les salariés doivent être mis au courant que le système de pointage contrôle leur activité.

Qui a le droit d’accéder aux données de pointage ?

Les données de pointage sont accessibles pour :

  • L’employeur ;
  • Le personnel habilité qui gère le pointage des travailleurs ;
  • Les salariés (uniquement leurs propres données).

Quelles sont les caractéristiques obligatoires d’une pointeuse ?

Les caractéristiques obligatoires d’une pointeuse sont :

  • Une collecte fiable des données ;
  • Rendre la falsification des données impossible ;
  • Le respect des réglementations établies par la CNIL et une conformité avec le RGPD.

Quelles sont les obligations du Code du Travail pour une pointeuse ?

Le Code du Travail comprend 4 obligations pour une pointeuse :

  • Prévenir la CNIL et les représentants du personnel en amont ;
  • Être en mesure de communiquer les données recueillies aux travailleurs et aux inspecteurs du travail ;
  • Être fiable ;
  • Correspondre aux besoins et aux spécificités de l’entreprise.